How to บริหารจัดการ Lifecycle ของเครื่องคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊กองค์กร

How to บริหารจัดการ Lifecycle ของเครื่องคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊กองค์กร

องค์กรไม่ว่าใหญ่หรือเล็กในปัจจุบันล้วนแต่ต้องอาศัยการทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊กด้วยกันทั้งนั้น รวมถึงอุปกรณ์ไอทีอื่นๆ อย่าง เครื่องพิมพ์, แท็บเล็ต, เราท์เตอร์ ฯลฯ

ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าใด จำนวนอุปกรณ์ก็จะยิ่งเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและการแข่งขันทางธุรกิจ อีกทั้งเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจนอุปกรณ์ที่เราใช้งานอยู่แทบจะรองรับไม่ทัน จึงเข้าทำนองที่ว่า “ซื้อวันนี้ พรุ่งนี้ก็ตกรุ่น”

เมื่อพนักงานจำเป็นต้องทำงานตามกระแสให้ทัน แต่พอเดินไปหาแผนกไอทีหรือฝ่ายจัดซื้อที่มีหน้าที่ดูแลในการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ กลับได้รับคำตอบที่เจ็บปวดใจว่ายังไม่มีงบ หรือบริษัทคู่สัญญา (Contractor) ให้เครื่องรุ่นเก่ากลับมาใช้ก่อน (Recycle) ซึ่งความหมายที่แท้จริงก็คือการบอกว่าองค์กรอยากประวิงเวลาเพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านนี้ลง และเป็นอย่างนี้กันเกือบแทบทุกแห่ง

อันที่จริง เรื่องแบบนี้อาจจะพอหาทางบริหารจัดการเพื่อให้การลงทุนนั้นคุ้มค่าและได้ประโยชน์สูงสุด เราลองมาดูกันว่าทำอย่างไรได้บ้าง..

1. วางแผนจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์ไอทีต่างๆ ในระยะยาว และสอดคล้องตามงบประมาณที่มี

     >> องค์กรควรจะแบ่งประเภทหรือจัดหมวดหมู่ของอุปกรณ์ หรือทรัพย์สินด้านไอทีต่างๆ ให้ชัดเจน เช่น ฮาร์แวร์, ซอฟต์แวร์, อุปกรณ์สื่อสาร ฯลฯ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเครื่องคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊กควรจะมีอายุการใช้งานประมาณ 3-4 ปี

     >> กำหนดสถานะของอุปกรณ์ หรือทรัพย์สินด้านไอทีแต่ละรายการ เช่น ลงทะเบียนใหม่, อุปกรณ์ใช้งานอยู่, อุปกรณ์สำรอง, อุปกรณ์รอซ่อม, อุปกรณ์รอกำจัด ฯลฯ

     >> ติดป้ายหรือเครื่องหมายแสดงเลขครุภัณฑ์และรายละเอียดสำคัญ เช่น วันที่จัดซื้อ, วันที่ซ่อมบำรุง เป็นต้น

     >> พิจารณาจัดหาคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ให้เหมาะสมตามความจำเป็นใช้งานของแต่ละแผนก เช่น คอมพิวเตอร์สำหรับแผนกออกแบบต้องมีสเปคสูง/การ์ดจอดีกว่าเครื่องที่แผนกบัญชีใช้งาน เป็นต้น

 

2. “เช่า” แทนการจัดซื้อ (Lease, Don’t buy) เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาอุปกรณ์ ซึ่งเมื่อครบกำหนดตามรอบที่ทำสัญญาตกลงกันไว้ Vendor ก็จะนำอุปกรณ์รุ่นใหม่มาเปลี่ยนให้กับผู้ใช้งานขององค์กร

3. พิจารณาเลือกซื้อเครื่องแบบบาง (Thin Computing) เพื่อประหยัดเนื้อที่ในการติดตั้งหรือจัดเก็บ รวมถึงควรจะลดงบประมาณในการจัดหา Storage โดยการให้พนักงานใช้บริการระบบ Cloud Service แทน

4. อนุญาตให้พนักงานนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้งาน (BYOD) แต่ต้องไม่ลืมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อปกป้องความมั่นคงปลอดภัยด้วยนะ

5. อุปกรณ์เก่าที่ครบอายุการใช้งาน แทนที่จะนำไปกำจัดทิ้งเฉยๆ อาจจะนำมาพิจารณาดูก่อนว่ามีชิ้นส่วนใดที่สามารถนำมาใช้งานร่วมกับเครื่องอื่นๆ ที่ใช้งานอยู่ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหรือเป็นอุปกรณ์สำรองได้บ้างหรือไม่

6. และเช่นกัน อุปกรณ์เก่าที่ครบอายุการใช้งานและไม่ใช่อุปกรณ์เช่า องค์กรสามารถนำมาเปิดประมูลในราคาทุนให้กับพนักงาน หรือบริจาคให้กับโรงเรียนหรือหน่วยงานที่ขาดแคลน หรือในบางกรณีอาจจะพิจารณาโอนให้กับส่วนงานอื่นในองค์กรที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานอุปกรณ์ในลักษณ์เต็มประสิทธิภาพหรือเทคโนโลยีล่าสุด ซึ่งจะสามารถใช้งานอุปกรณ์นั้นต่อไปได้อีกระยะเวลาหนึ่งเลยทีเดียว

ทั้งนี้ เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊กและอุปกรณ์ไอทีต่างๆ เกิดประโยชน์สูงสุด องค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับการเลือกอุปกรณ์ให้เหมาะสมกับการใช้งานมากที่สุด รวมถึงอายุการใช้งานของอุปกรณ์นั้นๆ และตอนนี้ก็ได้เวลาที่คุณจะต้องหันกลับไปมองอุปกรณ์ที่มีอยู่ เพื่อวางแผนการใช้งานอย่างสร้างสรรค์ เพียงแค่นี้คุณก็สามารถยืด Lifecycle ของอุปกรณ์ไอที และประหยัดงบประมาณได้มากโขในระยะยาว

Content Cr: DestinationOne Counselor

Photo Cr: StockPic

มาปรับแผนกลยุทธ์ Disaster Recovery ให้ดีขึ้นกันเถอะ

มาปรับแผนกลยุทธ์ Disaster Recovery ให้ดีขึ้นกันเถอะ

ถ้าธุรกิจของคุณได้รับผลกระทบจากเหตุฉุกเฉินหรือวิกฤติการณ์ต่างๆ อาทิ น้ำท่วม, ไฟไหม้, เหตุปิดการจราจร ฯลฯ แล้วล่ะก็ คงถึงเวลาที่คุณต้องมาทบทวนเกี่ยวกับแผนกลยุทธ์ Disaster Recover ในการกู้คืนเหตุฉุกเฉิน เพราะแผนนี้จะช่วยลดผลกระทบของความเสียหาย ทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้และอยู่รอด อย่างไรก็ตาม หากองค์กรมีแผนกลยุทธ์การกู้คืน แต่ไม่เคยมีการปรับปรุงหรือขาดการทดสอบ ความเสี่ยงต่างๆ ก็จะยังคงอยู่ไม่ได้ลดหายแต่อย่างใด

ผมจึงอยากเชิญชวนให้ทุกท่าน มากำหนดแผนกลยุทธ์ Disaster Recover อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีเคล็ดลับความสำเร็จดังนี้..

1. ผู้บริหารระดับสูงจะต้องมีส่วนร่วม ผู้บริหารระดับสูงจะต้องเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการ เพื่อแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นแก่บุคลากรขององค์กร ตัดสินใจเกี่ยวกับประเด็นสำคัญต่างๆ กำหนดทิศทางและให้การสนับสนุนด้านทรัพยากรอย่างเหมาะสม
2. จัดตั้งคณะกรรมการดำเนินงาน เนื่องจากในยามที่เกิดเหตุฉุกเฉิน ทุกภาคส่วนขององค์กรล้วนได้รับผลกระทบ จึงจำเป็นที่ทุกแผนกจะต้องส่งตัวแทนเข้าร่วมเป็นคณะกรรมการ เพื่อกำหนดรายละเอียดแผนกลยุทธ์ ทั้งแผนส่วนรวมและส่วนที่เกี่ยวข้องกับแต่ละแผนกอย่างเจาะจง รวมถึงเพื่อเป็นผู้ประสานงานหากเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นจริงอีกด้วย
3. การบริหารความเสี่ยง จะต้องมีการสมมติสถานการณ์ของเหตุฉุกเฉินต่างๆ เพื่อประเมินหาประเภทและระดับของความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับเหตุนั้น รวมถึงผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นด้วย
4. จัดลำดับความสำคัญ ในการดำเนินธุรกิจย่อมจะต้องประกอบไปด้วยกระบวนการทำงานของแผนกต่างๆ ซึ่งมีหน้าที่ความรับผิดชอบแตกต่างกัน และในแต่ละเหตุการณ์ก็มีความเร่งด่วนที่ไม่เหมือนกัน จึงจำเป็นต้องมีการจัดลำดับความสำคัญ เพื่อให้ดำเนินการได้อย่างเหมาะสมเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้น
5. กำหนดกลยุทธ์การกู้คืน โดยกลยุทธ์นี้จะต้องสะท้อนความต้องการทางธุรกิจอย่างแท้จริง ข้อมูล, อุปกรณ์, เครื่องมือ, บุคลากรที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกที่จำเป็นต่อการทำงานในระหว่างวิกฤติและระหว่างการกู้คืน จะต้องได้รับการระบุอย่างละเอียดรอบคอบ
6. กำหนดการทดสอบและทบทวนแผน โดยจัดทำเป็นตารางตามรอบระยะเวลาอย่างเหมาะสม เพื่อให้แผนนั้นมีความทันสมัยและพร้อมเสมอในการรับมือเหตุฉุกเฉิน รวมถึงบุคลากรทุกคนจะต้องมีส่วนร่วมในการทดสอบหรือรับทราบแผนอย่างเหมาะสม เพื่อให้สามารถปฏิบัติตนได้อย่างถูกต้องในยามที่เกิดเหตุการณ์จริง

แผนกลยุทธ์ Disaster Recover จะต้องประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญที่จำเป็นทั้งหมด และต้องจัดระเบียบเนื้อหาอย่างเข้าใจได้ง่ายและชัดเจน เพื่อให้สามารถนำมาใช้งานในยามฉุกเฉินได้อย่างราบรื่น

Content Cr: DestinationOne Counselor / InformationSecurityBuzz.com

Photo Cr: Peak10.com

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการกระบวนการ (Process Management) ตอนที่ 2

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการกระบวนการ (Process Management) ตอนที่ 2

จากบทความเดิมในตอนที่ 1 เราได้ทราบกันไปแล้วว่าทุกองค์กรย่อมต้องมีกระบวนการทำงาน ซึ่งในแต่ละกระบวนการจะประกอบขึ้นด้วยกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ โดยการจัดการกระบวนการที่มีประสิทธิภาพนั้น เราจะต้องเริ่มต้นจากการ “วางแผน” ก่อนเป็นอันดับแรก

ผมขออธิบายเกี่ยวกับการวางแผนโดยยกตัวอย่างอิงกีฬายอดฮิตอย่างฟุตบอล ซึ่งคณะโค้ชของแต่ละทีมจะต้องวางแผนกำหนดตำแหน่งผู้เล่น ในบางครั้งก็ต้องพิจารณาซื้อตัวนักเตะเพิ่ม บางทีก็จะต้องมีการสลับตำแหน่งกันบ้างเพื่อความเหมาะสม โดยกำหนดบทบาทหน้าที่ของแต่ละตำแหน่ง แจกแจงแผนการเล่นอย่างรัดกุมว่าจะจัดทัพแบบใด  จะเป็น 4-3-3 ดี หรือ 4-4-2 ดี เรื่อยไปจนถึงจะใช้แทคติกแบบไหนเพื่อให้ทีมทำประตูเอาชนะฝ่ายตรงข้ามได้อย่างเด็ดขาด เปรียบไปก็เหมือนกับองค์กรที่มีเป้าหมายในการเอาชนะสนามแข่งขันทางธุรกิจ จึงต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ มีการควบคุมและปรับปรุงกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งจะช่วยลดการสิ้นเปลืองงบประมาณ ทรัพยากร และเวลา ส่งผลให้ต้านทุนต่ำลงในขณะที่ผลกำไรเพิ่มขึ้น

การออกแบบกระบวนการก็จัดเป็นการวางแผนอย่างหนึ่ง ที่จะช่วยให้มองเห็นภาพรวมและความสัมพันธ์ของแต่ละกระบวนการที่เชื่อมโยงกัน ดังนั้น แผนงานที่ดีจะสะท้อนถึงภาพลักษณ์และตัวตนขององค์กรในทางที่ดีด้วยเช่นกัน

การออกแบบกระบวนการนั้น จะต้องคำนึงถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้องหลายด้าน เช่น ระยะเวลา ต้นทุน ทรัพยากร ความเสี่ยง เป็นต้น ยกตัวอย่างเช่นในการพัฒนาระบบสารสนเทศ จำเป็นต้องมีการวางแผนกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำไว้ล่วงหน้า เพื่อควบคุมการดำเนินโครงการให้เป็นไปตามต้องการภายใต้ระยะเวลา งบประมาณ และทรัพยากรที่มีอยู่

หลายท่านอาจจะสงสัยว่า แล้วแผนงานที่ดีจะต้องมีอะไรบ้างล่ะ? ผมจึงขอไขข้อข้องใจให้ทราบว่าคุณควรจะมีสิ่งเหล่านี้เป็นอย่างน้อยครับ

      กำหนดวัตถุประสงค์ – เช่น เพื่อให้มีมาตรฐานในการทำงาน, เพื่อให้สอดคล้องตามบทบัญญัติของกฎหมาย

     กำหนดขอบเขต – เช่น ครอบคลุมบุคลากรทุกคนในองค์กร, ครอบคลุมอุปกรณ์ที่อยู่ภายใต้การดูแลของแผนกไอที

     กำหนดเป้าหมาย – ซึ่งจะต้องตอบสนองภารกิจหลักขององค์กร เช่น เพิ่มยอดขาย +10% จากปีที่แล้ว

     ประเมินระยะเวลา ทรัพยากร และค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละกิจกรรม รวมถึงกำหนดตารางกิจกรรม

     กำหนดบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของคนที่เกี่ยวข้อง

     ประเมินความเสี่ยงและผลกระทบอันอาจจะเกิดขึ้น

     จัดทำแผนภาพความสัมพันธ์ของกิจกรรมและกระบวนการทั้งกระบวนการหลักและสนับสนุน

     กำหนดกระบวนการควบคุมติดตาม KPI (Key Performance Indicator)

การออกแบบกระบวนการนั้นจะเกิดขึ้นในระหว่างการวิเคราะห์ความต้องการและการเริ่มต้นสร้างกระบวนการทำงาน ขนาดและความซับซ้อนของมันจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ขององค์กร ในช่วงการออกแบบนี่เองจะช่วยให้คุณมองเห็นโครงสร้างทั้งหมดและตัดสินใจเลือกวิธีการ (Solution) ที่มีประสิทธิภาพ.. คุณลองนึกภาพตามผมดูนะครับว่ามีลูกฟุตบอลวางขายอยู่ข้างกัน 2 ลูก ถึงจะเป็นคนละยี่ห้อแต่ทั้งคู่ก็มีรูปร่างลักษณะเหมือนกันทุกประการ ซึ่งคนทั่วไปอย่างเราคงไม่มีทางแยกแยะความแตกต่างได้ แต่เบื้องหลังการผลิตของแต่ละยี่ห้อนั้นอาจจะมีกระบวนการผลิตที่ไม่เหมือนกันโดยสิ้นเชิง ด้วยคุณภาพสินค้าที่เท่าเทียมกันนี้ ยี่ห้อหนึ่งอาจจะสามารถควบคุมกระบวนการผลิตให้ได้ต้นทุนที่ต่ำกว่า ส่งผลให้ได้สัดส่วนกำไรที่สูงกว่า ซึ่งถือเป็นข้อได้เปรียบในการเอาชนะการแข่งขันเชิงการค้า และสามารถอยู่รอดได้อย่างยั่งยืนกว่าอีกฝ่ายนั่นเอง

ขั้นตอนการออกแบบกระบวนการ

     1. พิจารณาข้อกำหนดที่ต้องการ

     2. พิจารณาขั้นตอนในการดำเนินการ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามข้อกำหนด 

          รวมถึงทบทวนเงื่อนไขของสภาพปัจจุบัน

     3. กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้

     4. กำหนดผู้รับผิดชอบในการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน

     5. กำหนดวิธีการในการควบคุมและตรวจสอบ

     6. พิจารณาเอกสารแบบฟอร์มที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละขั้นตอน

     7. ทดลองปฏิบัติตามกระบวนการที่ได้ออกแบบไว้

     8.  ตรวจสอบ และนำมาปรับปรุงแก้ไขให้เหมาะสม

     9. จัดทำเป็นเอกสารมาตรฐาน เพื่อใช้ในการอ้างอิงในองค์กร

กระบวนการทำงานที่ดีจะต้องมาจากการออกแบบที่ดี จึงจะส่งผลให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธภาพ บรรลุตามความต้องการหรือวัตถุประสงค์ที่วางไว้ โดยกระบวนการที่ดีจะต้องมีความคล่องตัวสูงสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของสถานการณ์ ที่สำคัญจะต้องไม่ซับซ้อนเกินความจำเป็น และมีความรอบคอบ รัดกุม ชัดเจนครับ

Content Cr: DestinationOne Counselor