How to บริหารจัดการ Lifecycle ของเครื่องคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊กองค์กร

How to บริหารจัดการ Lifecycle ของเครื่องคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊กองค์กร

องค์กรไม่ว่าใหญ่หรือเล็กในปัจจุบันล้วนแต่ต้องอาศัยการทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊กด้วยกันทั้งนั้น รวมถึงอุปกรณ์ไอทีอื่นๆ อย่าง เครื่องพิมพ์, แท็บเล็ต, เราท์เตอร์ ฯลฯ

ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าใด จำนวนอุปกรณ์ก็จะยิ่งเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและการแข่งขันทางธุรกิจ อีกทั้งเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจนอุปกรณ์ที่เราใช้งานอยู่แทบจะรองรับไม่ทัน จึงเข้าทำนองที่ว่า “ซื้อวันนี้ พรุ่งนี้ก็ตกรุ่น”

เมื่อพนักงานจำเป็นต้องทำงานตามกระแสให้ทัน แต่พอเดินไปหาแผนกไอทีหรือฝ่ายจัดซื้อที่มีหน้าที่ดูแลในการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ กลับได้รับคำตอบที่เจ็บปวดใจว่ายังไม่มีงบ หรือบริษัทคู่สัญญา (Contractor) ให้เครื่องรุ่นเก่ากลับมาใช้ก่อน (Recycle) ซึ่งความหมายที่แท้จริงก็คือการบอกว่าองค์กรอยากประวิงเวลาเพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านนี้ลง และเป็นอย่างนี้กันเกือบแทบทุกแห่ง

อันที่จริง เรื่องแบบนี้อาจจะพอหาทางบริหารจัดการเพื่อให้การลงทุนนั้นคุ้มค่าและได้ประโยชน์สูงสุด เราลองมาดูกันว่าทำอย่างไรได้บ้าง..

1. วางแผนจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์ไอทีต่างๆ ในระยะยาว และสอดคล้องตามงบประมาณที่มี

     >> องค์กรควรจะแบ่งประเภทหรือจัดหมวดหมู่ของอุปกรณ์ หรือทรัพย์สินด้านไอทีต่างๆ ให้ชัดเจน เช่น ฮาร์แวร์, ซอฟต์แวร์, อุปกรณ์สื่อสาร ฯลฯ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเครื่องคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊กควรจะมีอายุการใช้งานประมาณ 3-4 ปี

     >> กำหนดสถานะของอุปกรณ์ หรือทรัพย์สินด้านไอทีแต่ละรายการ เช่น ลงทะเบียนใหม่, อุปกรณ์ใช้งานอยู่, อุปกรณ์สำรอง, อุปกรณ์รอซ่อม, อุปกรณ์รอกำจัด ฯลฯ

     >> ติดป้ายหรือเครื่องหมายแสดงเลขครุภัณฑ์และรายละเอียดสำคัญ เช่น วันที่จัดซื้อ, วันที่ซ่อมบำรุง เป็นต้น

     >> พิจารณาจัดหาคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ให้เหมาะสมตามความจำเป็นใช้งานของแต่ละแผนก เช่น คอมพิวเตอร์สำหรับแผนกออกแบบต้องมีสเปคสูง/การ์ดจอดีกว่าเครื่องที่แผนกบัญชีใช้งาน เป็นต้น

 

2. “เช่า” แทนการจัดซื้อ (Lease, Don’t buy) เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาอุปกรณ์ ซึ่งเมื่อครบกำหนดตามรอบที่ทำสัญญาตกลงกันไว้ Vendor ก็จะนำอุปกรณ์รุ่นใหม่มาเปลี่ยนให้กับผู้ใช้งานขององค์กร

3. พิจารณาเลือกซื้อเครื่องแบบบาง (Thin Computing) เพื่อประหยัดเนื้อที่ในการติดตั้งหรือจัดเก็บ รวมถึงควรจะลดงบประมาณในการจัดหา Storage โดยการให้พนักงานใช้บริการระบบ Cloud Service แทน

4. อนุญาตให้พนักงานนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้งาน (BYOD) แต่ต้องไม่ลืมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อปกป้องความมั่นคงปลอดภัยด้วยนะ

5. อุปกรณ์เก่าที่ครบอายุการใช้งาน แทนที่จะนำไปกำจัดทิ้งเฉยๆ อาจจะนำมาพิจารณาดูก่อนว่ามีชิ้นส่วนใดที่สามารถนำมาใช้งานร่วมกับเครื่องอื่นๆ ที่ใช้งานอยู่ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหรือเป็นอุปกรณ์สำรองได้บ้างหรือไม่

6. และเช่นกัน อุปกรณ์เก่าที่ครบอายุการใช้งานและไม่ใช่อุปกรณ์เช่า องค์กรสามารถนำมาเปิดประมูลในราคาทุนให้กับพนักงาน หรือบริจาคให้กับโรงเรียนหรือหน่วยงานที่ขาดแคลน หรือในบางกรณีอาจจะพิจารณาโอนให้กับส่วนงานอื่นในองค์กรที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานอุปกรณ์ในลักษณ์เต็มประสิทธิภาพหรือเทคโนโลยีล่าสุด ซึ่งจะสามารถใช้งานอุปกรณ์นั้นต่อไปได้อีกระยะเวลาหนึ่งเลยทีเดียว

ทั้งนี้ เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊กและอุปกรณ์ไอทีต่างๆ เกิดประโยชน์สูงสุด องค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับการเลือกอุปกรณ์ให้เหมาะสมกับการใช้งานมากที่สุด รวมถึงอายุการใช้งานของอุปกรณ์นั้นๆ และตอนนี้ก็ได้เวลาที่คุณจะต้องหันกลับไปมองอุปกรณ์ที่มีอยู่ เพื่อวางแผนการใช้งานอย่างสร้างสรรค์ เพียงแค่นี้คุณก็สามารถยืด Lifecycle ของอุปกรณ์ไอที และประหยัดงบประมาณได้มากโขในระยะยาว

Content Cr: DestinationOne Counselor

Photo Cr: StockPic

3 กลยุทธ์เพื่อความสำเร็จในการบริหารความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ

3 กลยุทธ์เพื่อความสำเร็จในการบริหารความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ

การบริหารจัดการความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ นับเป็นเรื่องสำคัญในลำดับต้นๆ ที่ทุกองค์กรต้องใส่ใจ โดยเฉพาะในยุคที่ทุกสิ่งมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ภัยคุกคามเพิ่มสูงและซับซ้อนมากขึ้น การรับมือกับความเสี่ยงจึงกลายเป็นเรื่องท้าทายกว่าเดิม

เนื่องจากการบริหารความมั่นคงปลอดภัยนั้นเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน จึงได้มีสถาบันเฉพาะทางหลายแห่งที่ทำการศึกษาวิจัยเพื่อปรับปรุงองค์ความรู้ให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้นอยู่เสมอ เมื่อไม่นานมานี้ EDUCAUSE ได้เปิดเผยผลการสำรวจถึง 3 กลยุทธ์สำคัญที่ทุกองค์กรต้องกำหนดอย่างเร่งด่วน หากคาดหวังความสำเร็จในการบริหารความมั่นคงปลอดภัย โดยเป็นการศึกษาความคิดเห็นของ CIO, CSO, IT Director, IT Manager และ IT Staff ซึ่งทีมงาน DestinationOne ได้นำมาสรุปและแบ่งปันให้กับทุกท่านในบทความนี้

กลยุทธ์ 1: การกำหนดนโยบาย, แผนการดำเนินงาน, แผนกลยุทธ์ ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารความมั่นคงสารสนเทศ จะต้องสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร ไม่ยึดติดกับเทคโนโลยีใดๆ และต้องมีความยืดหยุ่นเพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนได้อยู่เสมอ รองรับกับ Emerging Security Risk และสภาพแวดล้อมที่หมุนไปอยู่ตลอดเวลา ที่สำคัญคือผู้บริหารจะต้องแสดงออกถึงภาวะผู้นำอย่างเหมาะสม

กลยุทธ์ 2: ต้องมั่นใจว่าบุคลากรและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคนได้รับข้อมูลข่าวสารและการฝึกอบรมเกี่ยวกับความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศอย่างเพียงพอ เพราะจากผลการวิจัยพบว่าเหตุละเมิดความมั่นคงปลอดภัยส่วนใหญ่นั้น เกิดขึ้นจากความผิดพลาดโดยไม่เจตนาของพนักงาน และความพยายามล่วงละเมิดโดยบุคคลภายในองค์กรนั้นเอง

กลยุทธ์ 3: กำหนดนโยบายเพื่อบริหารความมั่นคงปลอดภัยในการใช้งาน Mobile Device, Cloud Service และ Digital Resource เพราะเทคโนโลยีเหล่านี้กำลังมาแรงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งนอกจากความสะดวกสบายแล้วก็ยังนำมาซึ่งภัยคุกคามและความเสี่ยงในระดับที่สูงขึ้นอีกด้วย นอกจากนี้ยังจะต้องมีการกำหนดนโยบายด้าน Incident Response อย่างเหมาะสมอีกด้วย

กลยุทธ์เหล่านี้มีความสำคัญมากสำหรับทุกองค์กรที่ต้องการบริหารความมั่นคงปลอดภัยอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะต้องดำเนินการบนพื้นฐานของผลการประเมินความเสี่ยงอย่างเหมาะสมด้วยครับ

Content Cr: EDUCAUSE, DestinationOne Counselor

Photo Cr: SpokeInteractive

แนวโน้ม CyberSecurity ปี 2016

แนวโน้ม CyberSecurity ปี 2016

ตลอดปี 2015 ที่กำลังจะสิ้นสุดลงในอีกไม่กี่วันข้างหน้า เห็นได้อย่างชัดเจนว่าเทคโนโลยีและการดำเนินธุรกิจทุกประเภทต่างก็พากันย้ายเข้าสู่ยุค Mobile และ Cloud Computing ซึ่งนั่นย่อมส่งผลต่อการวางแผนโครงสร้างด้านความมั่นคงปลอดภัยของปี 2016 ที่กำลังจะมาถึงอย่างแน่นอน

ISACA เองในฐานะหน่วยงานที่มีความรับผิดชอบด้านความมั่นคงปลอดภัยโดยตรง จึงได้ออกข่าวประชาสัมพันธ์ให้ผู้บริหารด้าน IT ทุกคนเกิดความตื่นตัวในการเรียนรู้และเพิ่มพูนทักษะเพื่อให้ทันต่อสถานการณ์ความเปลี่ยนแปลงอย่างใกล้ชิด และได้เผยผลการสำรวจเกี่ยวกับแนวโน้ม CyberSecurity ของปี 2016 ดังนี้..

1. ภัยคุกคามจะมุ่งโจมตีอุปกรณ์สวมใส่, อุปกรณ์การแพทย์ และเครื่องเล่นเกมส์มากขึ้น ธุรกิจ B2B จะมีการใช้ Internet of Things เพิ่มขึ้นอีกอย่างน้อยสี่เท่าภายในปี 2020 ซึ่งหมายถึงการเพิ่มขึ้นของอุปกรณ์สวมใส่, อุปกรณ์การแพทย์, เครื่องเล่นเกมส์, ระบบสมาร์ทโฮม, ระบบสมาร์ทออฟฟิศ, ฯลฯ รวมถึงความเสี่ยงและภัยคุกคามที่มุ่งโจมตีอุปกรณ์และระบบเหล่านี้อีกด้วย การลักลอบดักจับข้อมูลจะสามารถทำได้ง่ายขึ้นด้วยการแฮ็กอุปกรณ์ต่างๆ และมัลแวร์ประเภท Ransomeware ก็จะระบาดรุนแรงเพิ่มขึ้นกว่าเดิม
2. แฮ็กเกอร์จะมุ่งโจมตีผู้ให้บริการคลาวด์มากขึ้น เพราะในอนาคตอันใกล้ ข้อมูลต่างๆ จะไม่ถูกเก็บไว้ในสำนักงานหรือที่บ้านอีกต่อไป แต่จะถูกย้ายไปเก็บไว้ในคลังข้อมูลบนคลาวด์และเชื่อมต่อใช้งานโดยระบบไร้สายมากขึ้น
3. คนยุค Millennial จะกังวลเกี่ยวกับการถูกล่วงละเมิดข้อมูลส่วนตัวมากขึ้น จากผลการสำรวจที่เคยมีอยู่แต่เดิม พบว่าคนกลุ่มนี้จะมีความตระหนักถึงการถูกละเมิดข้อมูลส่วนตัวน้อยกว่าคนในกลุ่มอายุอื่นๆ แต่ในช่วงปี 2015 ที่ผ่านมา มีข่าวและเหตุการณ์ที่ทำให้ต้องฉุกคิดเกี่ยวกับความสำคัญของเรื่องนี้มากขึ้น รูปแบบการใช้ชีวิตก็มีความเปลี่ยนแปลงให้ต้องเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงเพิ่มขึ้น เช่น การใช้แอพพลิเคชั่นต่างๆ ดังนั้น คนรุ่น Millennial จึงเริ่มเกิดความกระตือรือร้นในการปกป้องข้อมูลของตนเอง
4. โมบายมัลแวร์และมัลแวร์โฆษณาต่างๆ จะสร้างความวุ่นวายมากขึ้น ธุรกิจบริการและการโฆษณาต่างๆ กำลังย้ายฐานจากแบบเดสก์ท้อปมาสู่โลกโมบายอย่างต่อเนื่อง เราจะได้เห็นมัลแวร์และโฆษณาต่างๆ บุกมาสร้างความรำคาญและคุกคามความเป็นส่วนตัวของเราในปริมาณมหาศาล อีกทั้งจะยิ่งทวีความรุนแรงมากขึ้นเรื่อยๆ
5. CyberSecurity จะกลายเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบหลักของฝ่าย IT ในอีกไม่ช้าภัยคุกคามไซเบอร์จะกลายเป็นภัยที่กระทบถึงความมั่นคงระดับชาติและระบบเศรษฐกิจของโลก บุคลากรฝ่าย IT จึงจำเป็นต้องพัฒนาทักษะ ความรู้ ความสามารถให้ทันต่อสถานการณ์อยู่เสมอ และจำเป็นต้องมีการผลิตผู้เชี่ยวชาญด้าน CyberSecurity ออกมาสู่ตลาดให้มากยิ่งขึ้น เพื่อให้รองรับกับความต้องการที่เพิ่มมากขึ้นในอนาคต

May The Security Be With You ตลอดปี 2016 และตลอดไปนะครับ!

Content Cr: ISACA, DestinationOne Counselor

Photo Cr: ImageStocks