How to บริหารจัดการ Lifecycle ของเครื่องคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊กองค์กร

How to บริหารจัดการ Lifecycle ของเครื่องคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊กองค์กร

องค์กรไม่ว่าใหญ่หรือเล็กในปัจจุบันล้วนแต่ต้องอาศัยการทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊กด้วยกันทั้งนั้น รวมถึงอุปกรณ์ไอทีอื่นๆ อย่าง เครื่องพิมพ์, แท็บเล็ต, เราท์เตอร์ ฯลฯ

ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าใด จำนวนอุปกรณ์ก็จะยิ่งเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและการแข่งขันทางธุรกิจ อีกทั้งเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจนอุปกรณ์ที่เราใช้งานอยู่แทบจะรองรับไม่ทัน จึงเข้าทำนองที่ว่า “ซื้อวันนี้ พรุ่งนี้ก็ตกรุ่น”

เมื่อพนักงานจำเป็นต้องทำงานตามกระแสให้ทัน แต่พอเดินไปหาแผนกไอทีหรือฝ่ายจัดซื้อที่มีหน้าที่ดูแลในการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ กลับได้รับคำตอบที่เจ็บปวดใจว่ายังไม่มีงบ หรือบริษัทคู่สัญญา (Contractor) ให้เครื่องรุ่นเก่ากลับมาใช้ก่อน (Recycle) ซึ่งความหมายที่แท้จริงก็คือการบอกว่าองค์กรอยากประวิงเวลาเพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านนี้ลง และเป็นอย่างนี้กันเกือบแทบทุกแห่ง

อันที่จริง เรื่องแบบนี้อาจจะพอหาทางบริหารจัดการเพื่อให้การลงทุนนั้นคุ้มค่าและได้ประโยชน์สูงสุด เราลองมาดูกันว่าทำอย่างไรได้บ้าง..

1. วางแผนจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์ไอทีต่างๆ ในระยะยาว และสอดคล้องตามงบประมาณที่มี

     >> องค์กรควรจะแบ่งประเภทหรือจัดหมวดหมู่ของอุปกรณ์ หรือทรัพย์สินด้านไอทีต่างๆ ให้ชัดเจน เช่น ฮาร์แวร์, ซอฟต์แวร์, อุปกรณ์สื่อสาร ฯลฯ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเครื่องคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊กควรจะมีอายุการใช้งานประมาณ 3-4 ปี

     >> กำหนดสถานะของอุปกรณ์ หรือทรัพย์สินด้านไอทีแต่ละรายการ เช่น ลงทะเบียนใหม่, อุปกรณ์ใช้งานอยู่, อุปกรณ์สำรอง, อุปกรณ์รอซ่อม, อุปกรณ์รอกำจัด ฯลฯ

     >> ติดป้ายหรือเครื่องหมายแสดงเลขครุภัณฑ์และรายละเอียดสำคัญ เช่น วันที่จัดซื้อ, วันที่ซ่อมบำรุง เป็นต้น

     >> พิจารณาจัดหาคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ให้เหมาะสมตามความจำเป็นใช้งานของแต่ละแผนก เช่น คอมพิวเตอร์สำหรับแผนกออกแบบต้องมีสเปคสูง/การ์ดจอดีกว่าเครื่องที่แผนกบัญชีใช้งาน เป็นต้น

 

2. “เช่า” แทนการจัดซื้อ (Lease, Don’t buy) เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาอุปกรณ์ ซึ่งเมื่อครบกำหนดตามรอบที่ทำสัญญาตกลงกันไว้ Vendor ก็จะนำอุปกรณ์รุ่นใหม่มาเปลี่ยนให้กับผู้ใช้งานขององค์กร

3. พิจารณาเลือกซื้อเครื่องแบบบาง (Thin Computing) เพื่อประหยัดเนื้อที่ในการติดตั้งหรือจัดเก็บ รวมถึงควรจะลดงบประมาณในการจัดหา Storage โดยการให้พนักงานใช้บริการระบบ Cloud Service แทน

4. อนุญาตให้พนักงานนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้งาน (BYOD) แต่ต้องไม่ลืมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อปกป้องความมั่นคงปลอดภัยด้วยนะ

5. อุปกรณ์เก่าที่ครบอายุการใช้งาน แทนที่จะนำไปกำจัดทิ้งเฉยๆ อาจจะนำมาพิจารณาดูก่อนว่ามีชิ้นส่วนใดที่สามารถนำมาใช้งานร่วมกับเครื่องอื่นๆ ที่ใช้งานอยู่ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหรือเป็นอุปกรณ์สำรองได้บ้างหรือไม่

6. และเช่นกัน อุปกรณ์เก่าที่ครบอายุการใช้งานและไม่ใช่อุปกรณ์เช่า องค์กรสามารถนำมาเปิดประมูลในราคาทุนให้กับพนักงาน หรือบริจาคให้กับโรงเรียนหรือหน่วยงานที่ขาดแคลน หรือในบางกรณีอาจจะพิจารณาโอนให้กับส่วนงานอื่นในองค์กรที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานอุปกรณ์ในลักษณ์เต็มประสิทธิภาพหรือเทคโนโลยีล่าสุด ซึ่งจะสามารถใช้งานอุปกรณ์นั้นต่อไปได้อีกระยะเวลาหนึ่งเลยทีเดียว

ทั้งนี้ เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊กและอุปกรณ์ไอทีต่างๆ เกิดประโยชน์สูงสุด องค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับการเลือกอุปกรณ์ให้เหมาะสมกับการใช้งานมากที่สุด รวมถึงอายุการใช้งานของอุปกรณ์นั้นๆ และตอนนี้ก็ได้เวลาที่คุณจะต้องหันกลับไปมองอุปกรณ์ที่มีอยู่ เพื่อวางแผนการใช้งานอย่างสร้างสรรค์ เพียงแค่นี้คุณก็สามารถยืด Lifecycle ของอุปกรณ์ไอที และประหยัดงบประมาณได้มากโขในระยะยาว

Content Cr: DestinationOne Counselor

Photo Cr: StockPic

5 เทคโนโลยีที่มีแนวโน้มเติบโตอย่างรวดเร็วในปี 2017

5 เทคโนโลยีที่มีแนวโน้มเติบโตอย่างรวดเร็วในปี 2017

เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และมักจะมีอะไรใหม่ๆ มาเรียกร้องความสนใจของเราอยู่เสมอๆ ในช่วงต้นปีนี้อย่างนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีหลายสำนักต่างก็ออกมาคาดการณ์ถึงเทคโนโลยีที่มีแนวโน้มสว่างไสวประจำปี 2017 ซึ่งส่วนใหญ่แล้วก็พูดไปในทิศทางเดียวกัน ถึง 5 เทคโนโลยีดังต่อไปนี้

1. Artificial Intelligence (AI)

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) นั้น อันที่จริงเริ่มบูมมาเป็นระยะๆ ตั้งแต่ช่วงปลายปี 2016 แล้ว และมีแนวโน้มที่จะเติบโตมากขึ้นในปี 2017 นี้ โดยเฉพาะเมื่อรัฐวิสาหกิจและองค์กรขนาดใหญ่ (Enterprises) ต่างก็กำลังมองหาเทคโนโลยีเพื่อช่วยตอบโจทย์การจัดการกับข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data) ที่พวกเขามีอยู่ อันจะนำไปสู่การให้บริการที่ดีกับลูกค้า โดยผู้เชี่ยวชาญคาดการณ์ว่าการลงทุนในด้าน AI จะสามารถลงลึกในระบบที่ซับซ้อน รวมถึงการวิเคราะห์ขั้นสูงและเสริมศักยภาพการเรียนรู้ของเครื่องจักรกล

2. Internet of Things (loT)

AI ที่พูดถึงไปแล้วเมื่อสักครู่ มีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับแนวโน้มร้อนๆ ที่สองสำหรับปี 2017 จากการคาดการณ์ของผู้เชี่ยวชาญในอีก 3 ปีต่อจากนี้ไป อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับชีวิตประจำวันชนิดต่างๆ จะถูกเชื่อมต่อกับระบบอินเตอร์เน็ทเพิ่มมากขึ้นกว่าปัจจุบันราวๆ 300% หรือประมาณกว่าแสนล้านชิ้น หน่วยงานราชการสามารถนำขีดความสามารถของ IoT มาช่วยในการบริหารจัดการสินทรัพย์, การคำนวณ หรือ ประมาณการณ์ปริมาณการทำงาน และการพัฒนาสิ่งใหม่ๆ โดยใช้ข้อมูลต่างๆ ที่ถูกรวบรวมผ่าน Sensors Technology แล้วส่งผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ท มาเก็บไว้ในฐานข้อมูลกลาง IoT ซึ่งไม่เพียงแต่เป็นการเชื่อมต่อธุรกิจเท่านั้น แต่ IoT และระบบจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

Gartner ได้คาดการณ์ไว้ว่าภายในปี 2022 ที่กำลังจะมาถึง IoT จะช่วยให้ผู้บริโภคและภาคธุรกิจประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวที่ใช้ไปในการบำรุงรักษา การบริการ และวัสดุสิ้นเปลือง

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าแนวโน้มด้าน IoT จะนำมาซึ่งความสะดวกสบายก็จริง แต่ก็พกเอาความเสี่ยง และความไม่มั่นคงปลอดภัยแถมมาด้วย คือสามารถมองได้ในอีกมุมหนึ่งว่า IoT อาจจะถูกนำมาใช้ประโยชน์ในทางที่ผิดเป็นภัยคุกคามได้ด้วยเช่นกัน

3. Augmented Reality (AR)

ผู้เชี่ยวชาญยังเชื่อว่าปี 2017 จะเป็นปีของมิติเสมือนจริง โดยใช้เทคโนโลยี AR ในการผสานเอาโลกแห่งความเป็นจริง (Real) เข้ากับโลกเสมือน (Virtual) ผ่านทางอุปกรณ์ Webcam, กล้องมือถือหรือคอมพิวเตอร์ ร่วมกับการใช้ Application หรือ Software ต่างๆ ซึ่งจะทำให้สิ่งที่เห็นในจอภาพ เป็น Object (คน, สัตว์, สิ่งของ, สัตว์ประหลาด, ยานอวกาศ ฯลฯ) แบบสามมิติ ซึ่งมีมุมมองถึง 360 องศาเลยทีเดียว ยกตัวอย่างให้เห็นชัดเจนก็เช่น เกมยอดฮิตบนมือถือ Pokémon GO นั่นเอง ในปีนี้จะเห็นได้ว่าผู้ประกอบการหลายรายจะนำเทคโนโลยี AR นี้มาใช้ในงานใหม่ๆ เพื่อเพิ่มผลผลิตและกำไรให้กับพวกเขา และ Gartner ยังคาดการณ์ไว้ว่าในปี 2020 จะมีผู้ใช้งาน AR นี้มากถึง 100 ล้านคนเลยทีเดียว

4. Automation

เทคโนโลยีระบบอัตโนมัติ (Automation) จะเข้ามาเปลี่ยนโฉมหน้าไอทีกันเลยทีเดียว ผู้ประกอบการหลายๆ รายจะหันมาใช้ระบบอัตโนมัติทดแทนการทำงานของคนในหลายจุด โดยเฉพาะเพื่องานในเชิงกลยุทธ์มากขึ้น ซึ่งจะเริ่มเห็นได้จากภาคอุตสาหกรรมการผลิตรถยนต์หรือชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหลาย ทั้งนี้ เทคโนโลยีนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการผลิตได้เป็นอย่างมาก

5. Cybercrime

มีเทคโนโลยีด้านดีๆ แล้ว ย่อมต้องมีด้านไม่ดีเกิดขึ้นเช่นกัน นักวิเคราะห์เห็นว่าแนวโน้มของการเกิดอาชญากรรมไซเบอร์ (Cybercrime) ไม่ได้มีแนวโน้มที่จะลดลงในปี 2017 นี้เลย ในความเป็นจริงมันกลับมีเพิ่มมากขึ้นด้วยซ้ำ เช่น การจารกรรมโดย Ransomware, การปฏิเสธการให้บริการ, การละเมิดความเป็นส่วนตัว ฯลฯ ซึ่งมองว่าจะยิ่งบานปลายจนน่าเป็นห่วง อีกทั้งยังเป็นที่น่าสนใจว่ามีรายงานคาดการณ์ถึงขั้น Cyber Attacks จะกลายเป็นปัญหาระดับชาติทางการเมืองที่สำคัญอีกด้วย เห็นได้จากการเลือกตั้งประธานาธิบดีใหม่ของสหรัฐที่เพิ่งผ่านมาหมาดๆ เป็นต้น

นอกจากนี้ ยังมีอีกหนึ่งเทรนด์เทคโนโลยีที่มาและขาดไม่ได้ในสายตาของผู้เขียน นั่นก็คือเทคโนโลยี Cloud Computing นั่นเองค่ะ

Content Cr: NetworkComputer.com / DestinationOne Counselor

Photo Cr: Vector Open Stock