การควบรวมมาตรฐาน ISO ต่างๆ จะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

การควบรวมมาตรฐาน ISO ต่างๆ จะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

ในอดีตที่ผ่านมา หากองค์กรใดต้องการจัดทำระบบบริหารจัดการ (Management System) ตามมาตรฐาน ISO ในหัวข้อที่แตกต่างกัน อาจจะเป็นเรื่องที่สร้างความยุ่งยากในการลงมือดำเนินการ เพราะโครงสร้างเนื้อหาของแต่ละมาตรฐานนั้นไม่เหมือนกัน แต่นับจากนี้ไป การควบรวม (Integration) มาตรฐานอย่าง ISO 27001:2013, ISO 22301:2012 และมาตรฐาน ISO 9001, ISO 14001 (ซึ่งกำลังจะได้รับการประกาศใช้เวอร์ชั่นใหม่ภายในปี 2015 นี้) รวมถึงมาตรฐาน ISO อื่นๆ ที่กำลังจะได้รับการปรับปรุงหรือเกิดใหม่ต่อไปในอนาคต จะกลายเป็นเรื่องที่ง่ายดายขึ้นอย่างแน่นอน

เนื่องจากมาตรฐานเหล่านี้ ได้รับการออกแบบโครงสร้างของข้อกำหนดหลักให้สอดคล้องตรงกัน อันได้แก่ข้อกำหนดที่ 4-10 อ้างอิงตามเอกสารมาตรฐาน ทั้งนี้ เพื่อให้เกิดประโยชน์สำหรับองค์กรที่ต้องการจะควบรวมจัดทำมาตรฐาน ISO มากกว่าหนึ่งหัวข้อไปพร้อมกัน โดยในบทความนี้ผมได้สรุปเอาภาพรวมของโครงสร้างเนื้อหาที่มีร่วมกันดังกล่าวมาให้ทุกท่านได้ดูเป็นข้อมูลเบื้องต้น ดังนี้

ข้อกำหนดที่ 4 การระบุบริบทขององค์กร

• การทำความเข้าใจบริบทขององค์กรองค์กร       
• การทำความเจ้าใจกับความต้องการและความคาดหวังของผุ้ที่ส่วนเกี่ยวข้อง        
• ระบบบริหารจัดการความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ       

ข้อกำหนดที่ 5 ภาวะความเป็นผู้นำ

• ความเป็นผู้นำและพันธะสัญญา 
• พันธะสัญญาของผู้บริหาร        
• นโยบาย        
• บทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่         

ข้อกำหนดที่ 6 การวางแผน

• การจัดการความเสี่ยงและโอกาส         
• การกำหนดวัตถุประสงค์และการวางแผนเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์   

ข้อกำหนดที่ 7 การสนับสนุน

• ทรัพยากร                
• ทักษะความสามารถ    
• ความตระหนักรู้ 
• การติดต่อสื่อสาร        
• ข้อมูลเอกสาร  

ข้อกำหนดที่ 8 การปฏิบัติงาน

• การวางแผนและควบคุมการปฏิบัติงาน   
• การประเมินความเสี่ยง
• มุมมองในการประเมินความเสี่ยงด้าน... (ระบุตามความเฉพาะด้านของมาตรฐานนั้น)

ข้อกำหนดที่ 9 การประเมินประสิทธิภาพประสิทธิผล

• การเฝ้าระวัง, การวัดผล, การวิเคราะห์ผลและการประเมินผล      
• การตรวจสอบภายใน             
• การทบทวนโดยผู้บริหาร

ข้อกำหนดที่ 10 การพัฒนาและปรับปรุง

• การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและการแก้ไข        
• การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เนื้อหาที่กล่าวมานี้คือโครงสร้างของข้อกำหนดที่ทุกมาตรฐาน ISO จะต้องมีเหมือนกัน ดังนั้น องค์กรใดที่มีการจัดทำบางมาตรฐานอยู่แล้ว และมีโครงการที่จะจัดทำมาตรฐานด้านอื่นควบคู่กันต่อไปในอนาคต ก็สามารถศึกษาหัวข้อเหล่านี้เพื่อเตรียมความพร้อมล่วงหน้ากันได้เลยครับ

Content Cr: DestinationOne Counselor

Photo Cr: www.iso.org

คำแนะนำเพื่อบริหารชื่อเสียงขององค์กรยามเกิดเหตุวิกฤติ

คำแนะนำเพื่อบริหารชื่อเสียงขององค์กรยามเกิดเหตุวิกฤติ

เหตุฉุกเฉิน หรือ วิกฤตการณ์ที่เกิดขึ้นเหนือความคาดหมาย สามารถทำลายชื่อเสียงขององค์กรที่สั่งสมมาอย่างยาวนาน ทำให้ธุรกิจและการดำเนินงานต่างๆ สั่นคลอน รวมถึงอาจจะทำให้อนาคตขององค์กรดับวูบลงได้ ดังนั้น การวางแผนกลยุทธ์เตรียมพร้อมรับมือเหตุร้ายเหล่านี้จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นเป็นอย่างยิ่ง

แต่การวางแผนนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะเหตุฉุกเฉินต่างๆ ไม่เคยมีแบบแผนแน่ชัด เป็นเรื่องที่ยากต่อการคาดเดา อาศัยได้ก็แค่เพียงทฤษฎี ประสบการณ์ และจินตนาการเท่านั้น ผู้บริหารจึงมักจะรู้สึกไม่มั่นใจว่าแผนกลยุทธ์ที่ทีมงานได้ช่วยกันทำขึ้นมานั้นจะสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ ซึ่งเราพบว่ามีองค์กรจำนวนไม่น้อยที่ได้มีการวางแผนรับมือเหตุฉุกเฉินไว้แล้ว แต่ก็ยังต้องคอยสวดภาวนาอย่างแข็งขันว่าอย่าได้มีเหตุด่วนเหตุร้ายเกิดขึ้นเลย หรือหากมีเหตุเกิดขึ้นจริงๆ ก็ขอให้แผนที่มีอยู่สามารถรับมือกับวิกฤติและจำกัดความเสียหายได้ด้วยเถิด…

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญลำดับต้นๆ ที่ทุกองค์กรมักจะเป็นกังวลเมื่อมีวิกฤตการณ์เกิดขึ้น ก็คือเรื่องของชื่อเสียงและภาพลักษณ์ ดังนั้น เพื่อเป็นการเพิ่มความมั่นใจในประเด็นนี้ ทีมงาน DestinationOne จึงได้สรุปคำแนะนำที่เป็นประโยชน์จากผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ ซึ่งมีประสบการณ์ตรงในการรับมือและการรักษาชื่อเสียงภายใต้สภาวะความกดดันสูง มาให้ทุกท่านได้นำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรดังนี้

1. ต้องมีแผนกลยุทธ์และช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อรายงานเหตุและให้ข้อมูลแก่ลูกค้า พนักงาน และผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างเหมาะสม
2. คอยสอดส่องว่าสื่อ และผู้ที่เกี่ยวข้องต่างๆ มีทัศนคติและตอบสนองต่อข่าวและเหตุการณ์อย่างไร เพื่อวางแผนการสื่อสาร
3. ต้องกำหนดตัวบุคคลที่จะรับหน้าที่เป็นผู้แทนขององค์กร เพื่อแถลงการณ์กับสื่อและสาธารณชนอย่างชัดเจนและเป็นทางการ
4. จัดตั้งทีมงานบริหารเหตุฉุกเฉินที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นตัวแทนจากแผนกและภาคส่วนต่างๆ เพื่อประสานงานกับบุคลากรในความรับผิดชอบของตนได้อย่างเหมาะสม
5. การสื่อสารและการให้ข้อมูลแก่ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดนั้น ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องตลอดระยะเวลาตั้งแต่รับทราบเหตุ การจัดการกับเหตุ และการฟื้นฟูต่างๆ ภายหลังเหตุการณ์นั้นจบลง
6. ในระหว่างเกิดเหตุ อาจจะมีหลายประเด็นที่คุณยังไม่สามารถตอบคำถามได้ในทันที ดังนั้น คุณจะต้องไม่ให้ข้อมูลใดๆ ทั้งสิ้นเกี่ยวกับสิ่งนั้นจนกว่าจะได้ข้อเท็จจริง เพื่อป้องกันการเกิดความผิดพลาดตามมาในภายหลัง
7. หมั่นตรวจสอบว่าข้อมูลและสิ่งที่ได้ดำเนินการไปแล้วมีสิ่งใดผิดพลาดบ้างหรือไม่ และรีบแก้ไขอย่างรวดเร็ว
8. ข้อมูลบนโลกออนไลน์แพร่กระจายได้รวดเร็วมาก จึงหมายความว่าในระหว่างที่ยังไม่สามารถจำกัดความเสียหายของเหตุได้ คุณจะต้องเร่งทำงาน 24x7
9. ภายหลังเหตุวิกฤติจบสิ้นลง คุณจะต้องดำเนินการทุกวิถีทางเพื่อกอบกู้ชื่อเสียงคืนมาให้เร็วที่สุด

Content Cr : DestinationOne Counselor

Photo Cr : Gallery.ArtPhoto.Rocks

การทดสอบแผนความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจอย่างง่ายๆ

การทดสอบแผนความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจอย่างง่ายๆ

ขั้นตอนหนึ่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งในกระบวนการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ก็คือขั้นตอน “การทดสอบแผน” เพราะการทดสอบนี้จะช่วยยืนยันว่าแผนการและรายละเอียดต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้นั้น เป็นไปตามความต้องการของธุรกิจ ความจำเป็นของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องต่างๆ ตลอดจนความคาดหวังของลูกค้าอย่างแท้จริงหรือไม่ หากขาดตกบกพร่องหรือไม่สอดคล้องประการใดก็จะสามารถแก้ไขได้อย่างทันท่วงที ทั้งนี้ ก็เพื่อให้องค์กรมีความพร้อมในการสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจได้อย่างจริงจังตลอดเวลา

สำหรับแนวทางง่ายๆ ที่สามารถใช้ในการทดสอบแผนสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจนั้น มีดังต่อไปนี้

ซักซ้อมขั้นตอนบนกระดาษ – ลองซักซ้อมไล่เรียงขั้นตอนแต่ละขั้นตามเอกสาร โดยพิจารณาว่าสามารถดำเนินการได้จริงและสมเหตุสมผลหรือไม่

อภิปรายบนโต๊ะประชุม – จัดการประชุมเพื่อให้ผู้บริหาร ผู้จัดการ และพนักงานที่เกี่ยวข้องได้ทบทวนขั้นตอนของแผนการร่วมกัน เพื่อให้สอดคล้องตามความเป็นจริง และเหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจ

จำลองสถานการณ์เสมือนจริง – ทดสอบด้วยการจำลองสถานการณ์ฉุกเฉินขึ้น แล้วทดลองปฏิบัติตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้

ทดสอบแบบคู่ขนาน – ในขณะที่ระบบจริงยังคงทำงานอยู่ตามปกติ ก็ให้ทดลองปฏิบัติตามแผนการสร้างความต่อเนื่องและการกู้ระบบควบคู่กันไปด้วย เพื่อตรวจสอบว่าสามารถดำเนินการได้จริงหรือมีปัญหาใดๆ หรือไม่

ปิดระบบทดสอบจริง – ลองปิดระบบหรือปิดบริการจริง แล้วดำเนินการตามแผนทีละขั้นตอน เพื่อทดสอบว่าทุกอย่างราบรื่น ระยะเวลาที่ใช้ตรงตามที่คาดการณ์หรือไม่ และมีสิ่งใดต้องปรับปรุงบ้างหรือไม่

การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจให้เกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุดนั้น ต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจองค์กรของตนเองให้มากที่สุด จากนั้นก็จะต้องทำความเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของบุคคลอื่นๆ ทั้งนี้ ในการทดสอบแผนนั้น หากดำเนินการอย่างรัดกุมรอบคอบก็จะช่วยการันตีความสำเร็จได้เป็นอย่างดี และที่สำคัญก็คือจะต้องมีการทบทวนและทดสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อปรับปรุงแผนให้ทั้นสมัยและพร้อมใช้งานตลอดเวลานั่นเอง

Content Cr : DestinationOne Counselor

Photo Cr : MS Cliparts