ตัวอย่าง "กลยุทธ์ในการกู้คืนระบบ" เพื่อรักษาความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ

ตัวอย่างกลยุทธ์การกู้คืนระบบ..เพื่อสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ

ในกระบวนการบริหารความความต่อเนื่องทางธุรกิจ แผนการกู้คืนระบบในระหว่างช่วงเวลาวิกฤตินั้นมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เพราะมีส่วนชี้เป็นชี้ตายต่อความสำเร็จในการรักษาความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ

เพื่อรักษาการให้บริการต่อลูกค้า รวมถึงตอบสนองต่อความต้องการและความคาดหวังของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับองค์กรทุกฝ่าย การกำหนดกลยุทธ์การกู้คืนระบบอย่างรอบคอบจึงเป็นสิ่งจำเป็น โดยในบทความนี้ ทีมงาน DestinationOne ได้รวบรวมตัวอย่างกลยุทธ์พื้นฐานที่เป็นประโยชน์มาให้ทุกท่านได้พิจารณานำไปประยุกต์ใช้ภายในองค์กรดังต่อไปนี้

ตัวอย่าง "กลยุทธ์ในการกู้คืนระบบ" เพื่อรักษาความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ

• สำรองเต็มรูปแบบ : จัดให้มีระบบสำรองทุกด้านอย่างเต็มรูปแบบ สำหรับบริการและสินค้าทั้งหมดขององค์กร ซึ่งมีความพร้อมในการให้บริการอย่างต่อเนื่องทันที หรือเพียงไม่กี่นาทีหลังเกิดเหตุ
• สำรองครึ่งหนึ่ง : จัดให้มีระบบสำรองสำหรับบริการและสินค้าที่สำคัญขององค์กร ที่พร้อมให้บริการอย่างต่อเนื่องภายในไม่กี่ชั่วโมงหรือไม่กี่วันหลังเกิดเหตุ
• สำรองบางส่วน : จัดให้มีระบบสำรองบ้างบางส่วนสำหรับบริการและสินค้าขององค์กร ที่พร้อมให้บริการอย่างต่อเนื่องภายในไม่กี่วันหลังเกิดเหตุ
• สัญญาใช้งานร่วมหรือสัญญาแลกเปลี่ยน :  เป็นลักษณะการทำสัญญากับบริษัทพันธมิตรหรือบริษัทคู่ค้าโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อการใช้ทรัพยากรร่วมกันในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินหรือเหตุจำเป็นใด
• จัดหาทางเลือกสำรอง : จัดหาหรือจัดให้มีทางเลือกสำรองเสมอ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องอะไรก็ตาม
• ซื้อประกัน : จัดซื้อจัดหาความคุ้มครองจากบริษัทประกันต่างๆ เพื่อร่วมรับผิดชอบความเสียหายในกรณีที่เกิดความเสียหายจากเหตุวิกฤติหรือเหตุฉุกเฉิน
• จัดจ้างผู้ให้บริการภายนอก : จัดหาผู้ให้บริการภายนอกเข้ามารับผิดชอบกิจกรรมในการกู้คืนระบบและสร้างความต่อเนื่องของธุรกิจ

ในการคัดเลือกและตัดสินใจเกี่ยวกับกลยุทธ์การกู้คืนระบบนั้น องค์กรจะต้องเริ่มจากการรู้จักธุรกิจของตนเองและเข้าใจบริบทอย่างถ่องแท้ เพื่อให้กลยุทธ์ที่กำหนดขึ้นมานั้นสอดคล้องและเหมาะสมกับองค์กรอย่างแท้จริง รวมถึงจะต้องหมั่นทบทวนและปรับปรุงรายละเอียดของแผนงานและกลยุทธ์อย่างสม่ำเสมอ อันจะช่วยความสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจได้อย่างยั่งยืน

Content Cr: DestinationOne Counselor

Photo Cr: Business2Community.com

สิ่งที่ต้องรู้..ก่อนลงมือวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP)

สิ่งที่ต้องรู้..ก่อนลงมือวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP)

ใน กระบวนการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management) มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องรู้ลึกและเข้าใจในองค์กรของตนเองเป็นอย่างดีเสียก่อน ว่าตัวตนขององค์กรเป็นเช่นไร มีบริบทอย่างไร เพื่อให้การกำหนดรายละเอียดของแผนงานต่างๆ มีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์ทางธุรกิจ และสามารถสนองต่อความต้องการของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดได้

ดังนั้น เพื่อความสำเร็จในการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ คุณจะต้อง “รู้จริง” เกี่ยวกับองค์กรในหัวข้อต่างๆ ดังนี้

1. อะไรคือสินค้า/บริการขององค์กร องค์กรจะต้องเข้าใจว่าสินค้าและบริการที่นำเสนอต่อลูกค้านั้นมีอะไรบ้าง แต่ละอย่างมีธรรมชาติอย่างไร มีกระบวนการผลิตอย่างไร
2. อะไรคือสินค้า/บริการที่มีความสำคัญมากที่สุด คุณจะต้องจัดลำดับของบรรดาสินค้า/บริการต่างๆ ที่คุณมีอยู่ ว่าสิ่งใดมีความสำคัญเร่งด่วนที่ต้องได้รับการจัดการเป็นอย่างแรกหากเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้น
3. กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับสินค้า/บริการมีอะไรบ้าง องค์กรต้องเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับกระบวนการที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการนั้นๆ
4. กระบวนการอะไรบ้างที่สำคัญ ในบรรดากระบวนการที่เกี่ยวข้องทั้งหมด กระบวนการใดมีความจำเป็นมากที่สุด และจัดลำดับความสำคัญ เพื่อให้สามารถวางแผนสำรองหรือกู้คืนได้อย่างสอดคล้องและเหมาะสม
5. ทรัพยากรใดบ้างที่มีความจำเป็นต้องใช้ คุณต้องสำรวจว่าในกระบวนการต่างๆ จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง ต้องมีมากน้อยเท่าใดจึงจะเพียงพอต่อการใช้งาน สิ่งใดที่ไม่สามารถขาดได้ หรือสิ่งใดที่ยังสามารถรอได้หรือสามารถหาสิ่งอื่นมาทดแทนได้
6. ความเสี่ยงขององค์กรมีอะไรบ้าง ความเสี่ยงเป็นเรื่องใหญ่ที่องค์กรจะต้องรู้และบริหารจัดการให้ได้ ถึงแม้ว่าอาจจะไม่สามารถแก้ไขความเสี่ยงได้ทั้งหมด แต่อย่างน้อยต้องทำให้ระดับของความเสี่ยงลดลงมาอยู่ในระดับที่สามารถยอมรับได้

ยิ่งผู้บริหาร/ทีมงาน ทำความเข้าใจองค์กรได้ลึกซึ้งมากเท่าใด ก็จะยิ่งช่วยให้แผนการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น รวมถึงต้องศึกษาปัจจัยทั้งหมดที่เกี่ยวข้องหรือมีผลกระทบกับองค์กรทั้งภายในและภายนอก เพื่อให้แผนการมีความครอบคลุมสมบูรณ์ที่สุด และประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน

Content Cr: DestinationOne Counselor

Photo Cr: PitchPerfectClub

การทดสอบแผนความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจอย่างง่ายๆ

การทดสอบแผนความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจอย่างง่ายๆ

ขั้นตอนหนึ่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งในกระบวนการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ก็คือขั้นตอน “การทดสอบแผน” เพราะการทดสอบนี้จะช่วยยืนยันว่าแผนการและรายละเอียดต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้นั้น เป็นไปตามความต้องการของธุรกิจ ความจำเป็นของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องต่างๆ ตลอดจนความคาดหวังของลูกค้าอย่างแท้จริงหรือไม่ หากขาดตกบกพร่องหรือไม่สอดคล้องประการใดก็จะสามารถแก้ไขได้อย่างทันท่วงที ทั้งนี้ ก็เพื่อให้องค์กรมีความพร้อมในการสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจได้อย่างจริงจังตลอดเวลา

สำหรับแนวทางง่ายๆ ที่สามารถใช้ในการทดสอบแผนสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจนั้น มีดังต่อไปนี้

ซักซ้อมขั้นตอนบนกระดาษ – ลองซักซ้อมไล่เรียงขั้นตอนแต่ละขั้นตามเอกสาร โดยพิจารณาว่าสามารถดำเนินการได้จริงและสมเหตุสมผลหรือไม่

อภิปรายบนโต๊ะประชุม – จัดการประชุมเพื่อให้ผู้บริหาร ผู้จัดการ และพนักงานที่เกี่ยวข้องได้ทบทวนขั้นตอนของแผนการร่วมกัน เพื่อให้สอดคล้องตามความเป็นจริง และเหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจ

จำลองสถานการณ์เสมือนจริง – ทดสอบด้วยการจำลองสถานการณ์ฉุกเฉินขึ้น แล้วทดลองปฏิบัติตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้

ทดสอบแบบคู่ขนาน – ในขณะที่ระบบจริงยังคงทำงานอยู่ตามปกติ ก็ให้ทดลองปฏิบัติตามแผนการสร้างความต่อเนื่องและการกู้ระบบควบคู่กันไปด้วย เพื่อตรวจสอบว่าสามารถดำเนินการได้จริงหรือมีปัญหาใดๆ หรือไม่

ปิดระบบทดสอบจริง – ลองปิดระบบหรือปิดบริการจริง แล้วดำเนินการตามแผนทีละขั้นตอน เพื่อทดสอบว่าทุกอย่างราบรื่น ระยะเวลาที่ใช้ตรงตามที่คาดการณ์หรือไม่ และมีสิ่งใดต้องปรับปรุงบ้างหรือไม่

การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจให้เกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุดนั้น ต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจองค์กรของตนเองให้มากที่สุด จากนั้นก็จะต้องทำความเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของบุคคลอื่นๆ ทั้งนี้ ในการทดสอบแผนนั้น หากดำเนินการอย่างรัดกุมรอบคอบก็จะช่วยการันตีความสำเร็จได้เป็นอย่างดี และที่สำคัญก็คือจะต้องมีการทบทวนและทดสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อปรับปรุงแผนให้ทั้นสมัยและพร้อมใช้งานตลอดเวลานั่นเอง

Content Cr : DestinationOne Counselor

Photo Cr : MS Cliparts