คำแนะนำเพื่อบริหารชื่อเสียงขององค์กรยามเกิดเหตุวิกฤติ

คำแนะนำเพื่อบริหารชื่อเสียงขององค์กรยามเกิดเหตุวิกฤติ

เหตุฉุกเฉิน หรือ วิกฤตการณ์ที่เกิดขึ้นเหนือความคาดหมาย สามารถทำลายชื่อเสียงขององค์กรที่สั่งสมมาอย่างยาวนาน ทำให้ธุรกิจและการดำเนินงานต่างๆ สั่นคลอน รวมถึงอาจจะทำให้อนาคตขององค์กรดับวูบลงได้ ดังนั้น การวางแผนกลยุทธ์เตรียมพร้อมรับมือเหตุร้ายเหล่านี้จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นเป็นอย่างยิ่ง

แต่การวางแผนนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะเหตุฉุกเฉินต่างๆ ไม่เคยมีแบบแผนแน่ชัด เป็นเรื่องที่ยากต่อการคาดเดา อาศัยได้ก็แค่เพียงทฤษฎี ประสบการณ์ และจินตนาการเท่านั้น ผู้บริหารจึงมักจะรู้สึกไม่มั่นใจว่าแผนกลยุทธ์ที่ทีมงานได้ช่วยกันทำขึ้นมานั้นจะสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ ซึ่งเราพบว่ามีองค์กรจำนวนไม่น้อยที่ได้มีการวางแผนรับมือเหตุฉุกเฉินไว้แล้ว แต่ก็ยังต้องคอยสวดภาวนาอย่างแข็งขันว่าอย่าได้มีเหตุด่วนเหตุร้ายเกิดขึ้นเลย หรือหากมีเหตุเกิดขึ้นจริงๆ ก็ขอให้แผนที่มีอยู่สามารถรับมือกับวิกฤติและจำกัดความเสียหายได้ด้วยเถิด…

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญลำดับต้นๆ ที่ทุกองค์กรมักจะเป็นกังวลเมื่อมีวิกฤตการณ์เกิดขึ้น ก็คือเรื่องของชื่อเสียงและภาพลักษณ์ ดังนั้น เพื่อเป็นการเพิ่มความมั่นใจในประเด็นนี้ ทีมงาน DestinationOne จึงได้สรุปคำแนะนำที่เป็นประโยชน์จากผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ ซึ่งมีประสบการณ์ตรงในการรับมือและการรักษาชื่อเสียงภายใต้สภาวะความกดดันสูง มาให้ทุกท่านได้นำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรดังนี้

1. ต้องมีแผนกลยุทธ์และช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อรายงานเหตุและให้ข้อมูลแก่ลูกค้า พนักงาน และผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างเหมาะสม
2. คอยสอดส่องว่าสื่อ และผู้ที่เกี่ยวข้องต่างๆ มีทัศนคติและตอบสนองต่อข่าวและเหตุการณ์อย่างไร เพื่อวางแผนการสื่อสาร
3. ต้องกำหนดตัวบุคคลที่จะรับหน้าที่เป็นผู้แทนขององค์กร เพื่อแถลงการณ์กับสื่อและสาธารณชนอย่างชัดเจนและเป็นทางการ
4. จัดตั้งทีมงานบริหารเหตุฉุกเฉินที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นตัวแทนจากแผนกและภาคส่วนต่างๆ เพื่อประสานงานกับบุคลากรในความรับผิดชอบของตนได้อย่างเหมาะสม
5. การสื่อสารและการให้ข้อมูลแก่ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดนั้น ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องตลอดระยะเวลาตั้งแต่รับทราบเหตุ การจัดการกับเหตุ และการฟื้นฟูต่างๆ ภายหลังเหตุการณ์นั้นจบลง
6. ในระหว่างเกิดเหตุ อาจจะมีหลายประเด็นที่คุณยังไม่สามารถตอบคำถามได้ในทันที ดังนั้น คุณจะต้องไม่ให้ข้อมูลใดๆ ทั้งสิ้นเกี่ยวกับสิ่งนั้นจนกว่าจะได้ข้อเท็จจริง เพื่อป้องกันการเกิดความผิดพลาดตามมาในภายหลัง
7. หมั่นตรวจสอบว่าข้อมูลและสิ่งที่ได้ดำเนินการไปแล้วมีสิ่งใดผิดพลาดบ้างหรือไม่ และรีบแก้ไขอย่างรวดเร็ว
8. ข้อมูลบนโลกออนไลน์แพร่กระจายได้รวดเร็วมาก จึงหมายความว่าในระหว่างที่ยังไม่สามารถจำกัดความเสียหายของเหตุได้ คุณจะต้องเร่งทำงาน 24x7
9. ภายหลังเหตุวิกฤติจบสิ้นลง คุณจะต้องดำเนินการทุกวิถีทางเพื่อกอบกู้ชื่อเสียงคืนมาให้เร็วที่สุด

Content Cr : DestinationOne Counselor

Photo Cr : Gallery.ArtPhoto.Rocks