บทเรียนจากผู้เชี่ยวชาญ Crisis Management

บทเรียนจากผู้เชี่ยวชาญ Crisis Management

“ภาวะวิกฤติ” มักจะเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นแบบไม่ทันตั้งตัว คุกคามและส่งผลกระทบกับองค์กรในเชิงลบ ซึ่งแน่นอนว่าองค์กรที่ดีส่วนใหญ่ย่อมจะมีการเตรียมแผนรับมือและบริหารจัดการในภาวะวิกฤติไว้อยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม แผนการเหล่านี้แม้จะได้รับการทดสอบและทบทวนตามรอบระยะเวลาอย่างสม่ำเสมอ แต่ก็ยังไม่มีใครสามารถการันตีได้ว่า เมื่อถึงเวลาที่เหตุวิกฤติมาเยี่ยมเยือนเข้าจริงๆ แล้ว แผนนั้นจะมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด

เมื่อไม่นานมานี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการเหตุวิกฤติและความต่อเนื่องทางธุรกิจของ Destination One ได้แบ่งปันบทเรียนล้ำค่าที่เก็บเกี่ยวมาระหว่างการทำงานจริง จากประสบการณ์ตรง เพื่อเป็นประโยชน์สำหรับหน่วยงานต่างๆ ในการจัดทำแผนและวางกลยุทธ์ ซึ่งผมได้นำเนื้อหาดังกล่าวมาสรุปอีกครั้งเป็นคำแนะนำ 7 ข้อ ดังนี้

          1. ประสบการณ์ของผู้จัดการระดับอาวุโสมีคุณค่ามาก มองข้ามไม่ได้โดยเด็ดขาด องค์กรควรจะจัดให้มีการแชร์เรื่องราว ประสบการณ์ และมุมมองของผู้จัดการของแต่ละแผนกที่มีต่อการรับมือเหตุวิกฤติ เพราะสิ่งเหล่านี้มีผลต่อความสามารถในการตัดสินใจ และประสิทธิภาพในการรับมือวิกฤตการณ์

          2. เตรียมรายการ Check List สิ่งที่จำเป็นต้องทำเมื่อเกิดเหตุวิกฤติ ซึ่งจะช่วยลดอาการตื่นตกใจจับต้นชนปลายไม่ถูกของทีมงาน และสามารถตรวจสอบได้ว่าไม่มีสิ่งใดตกหล่น

          3. ผู้บริหารและผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบทุกคนจะต้องทำความเข้าใจและรู้ว่ามีความเสี่ยงใดบ้างที่สามารถคุกคามองค์กรได้ รวมถึงคอยอัพเดทข้อมูลอยู่เสมอ

          4. ทีมวางแผนกลยุทธ์จะต้องมองภาพในมุมกว้างของเหตุวิกฤติ รวมถึงผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นได้ทั้งหมดของเหตุนั้น อีกทั้งจะต้องวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา เพื่อส่งต่อให้ทีมเทคนิคนำไปปฏิบัติการต่อไป

          5. ลองใช้เครื่องมือ Social Media ในการสื่อสารกับพนักงาน เพื่ออัพเดทข้อมูลเกี่ยวกับการป้องกันความเสี่ยง และแจ้งข่าวสารในยามวิกฤติ

          6. ในบางครั้ง การใช้บริษัทประชาสัมพันธ์มืออาชีพเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลข่าวสารกับสาธารณชนก็เป็นทางเลือกที่ชาญฉลาด เพราะ PR มืออาชีพจะช่วยลดความตื่นตระหนก ประนีประนอม รักษาความสัมพันธ์อันดี รวมถึงลดผลกระทบเชิงลบกับภาพลักษณ์ขององค์กรได้

          7. สิ่งสำคัญ คือจะต้องมีการซักซ้อมและฝึกอบรมเกี่ยวกับแผนการรับมือและกอบกู้เหตุฉุกเฉินให้กับพนักงานอยู่เสมอ โดยจะต้องเป็นกิจกรรมที่ใช้กระชับ ใช้เวลาไม่นาน และให้สาระอย่างสนุกสนาน เพื่อให้พนักงานมีความตื่นตัว และไม่คิดว่าเป็นเรื่องน่าเบื่อ

หวังว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกท่านนะครับ!!

Content Cr : DestinationOne Counselor

Photo Cr : PhotoPool