ความมั่นคงปลอดภัยทางกายภาพที่ดี
ตามมาตรฐาน ISO 27001
อาคารสำนักงานเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ใช้บ่งบอกถึงภาพลักษณ์อันดีงามขององค์กร
ออฟฟิสหลายแห่งได้รับการออกแบบอย่างสวยงามหรูหรา ตกแต่งด้วยวัสดุนำเข้าชั้นดี
เพื่อตอกย้ำความน่าเชื่อถือของบริษัท แต่คุณทราบหรือไม่ว่า
การออกแบบโครงสร้างสำนักงานที่ดีนั้น
ยังจำเป็นต้องตอบโจทย์ด้านความมั่นคงปลอดภัยทางกายภาพอีกด้วย
ลักษณะทางกายภาพของสำนักงานที่ดีนั้น
จะต้องสามารถปกป้องคุ้มครองทรัพย์สินจากภัยคุกคามต่างๆ ได้
ไม่ว่าเหตุร้ายนั้นจะเกิดขึ้นจากภายนอกหรือภายใน
เพราะเราไม่สามารถคาดการณ์ได้ล่วงหน้าว่าจะมีภัยเกิดขึ้นที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ดังนั้น
เราจึงควรวางแผนล่วงหน้าไว้อย่างรอบคอบ
เริ่มตั้งแต่การเลือกทำเลที่ตั้งอย่างเหมาะสม
ไปจนถึงการกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยต่างๆ
ถ้าหากคุณยังลังเลไม่แน่ใจว่าควรจะดำเนินการในเรื่องนี้ยังไง ผมมีตัวช่วยดีๆ
มาบอกครับ
ตามมาตรฐาน
ISO 27001 ได้มีหัวข้อสำคัญ
ที่กล่าวถึงแนวทางในการบริหารจัดการความมั่นคงปลอดภัยทางกายภาพ ซึ่งเป็นที่ยอมรับอย่างแพร่หลายในระดับสากล
และผมได้สรุปใจความสำคัญมาเล่าสู่กันฟัง ดังนี้
ความมั่นคงปลอดภัยทางโครงสร้าง
– คุณต้องเริ่มต้นพิจารณาตั้งแต่ทำเลที่ตั้ง
สภาพแวดล้อมโดยรอบเป็นอย่างไร ใกล้แหล่งที่มีความเสี่ยงใดๆ บ้างหรือไม่ มีสาธารณูปโภคครบถ้วนเพียงพอไหม
สำนักงานของเราตั้งอยู่ชั้นไหน มีรั้วรอบขอบชิดไหม
โครงสร้างอาคารทนต่อแผ่นดินไหวไหม มีผนังกันไฟหรือไม่ มีระบบดับเพลิงที่มีประสิทธิภาพหรือเปล่า
ตำแหน่งเส้นทางหนีไฟอยู่จุดใด เป็นต้น
การควบคุมการเข้าออกพื้นที่
– คุณควรจัดให้มีเจ้าหน้าที่ควบคุมการเข้าออก
ผู้ที่มาติดต่อต้องมีการแลกบัตรประจำตัวและลงบันทึกการเข้าพื้นที่
มีการติดตั้งกล้องวงจรปิด และระบบตรวจสอบตัวตนผู้มีสิทธิ์เข้าใช้พื้นที่ เช่น
ระบบสแกนบัตรประจำตัวพนักงาน นอกจากนี้ ในพื้นที่บางส่วนอาจจะต้องมีการทำเอกสารขออนุญาตเข้าออกล่วงหน้า
มีระเบียบขอเข้าใช้พื้นที่ในวันหยุด มีแบบฟอร์มควบคุมการนำพัสดุออกนอกพื้นที่ เป็นต้น
การแบ่งแยกพื้นที่
– พื้นที่แต่ละส่วนภายในสำนักงานย่อมมีระดับความสำคัญไม่เท่ากัน
จึงควรมีการแบ่งแยกอย่างชัดเจน
เพื่อให้สามารถกำหนดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยได้อย่างเหมาะสมสอดคล้องตามระดับความเสี่ยง
เช่น พื้นที่รับรองผู้มาติดต่อ พื้นที่รับส่งสินค้า พื้นที่ทำงาน พื้นที่มั่นคง พื้นที่ตั้งอุปกรณ์โทรคมนาคม
เป็นต้น
ขั้นตอนปฏิบัติงานในพื้นที่ควบคุม
– คุณจะต้องกำหนดว่าในแต่ละพื้นที่นั้น
มีสิ่งใดที่ทำได้และสิ่งใดที่ทำไม่ได้บ้าง
ยิ่งพื้นที่ที่มีความเสี่ยงสูงยิ่งจะต้องมีกติการการเข้าทำงานที่เข้มงวด
เพื่อความมั่นคงปลอดภัยของทั้งต่อทรัพย์สินและสวัสดิภาพของพนักงาน เช่น
การห้ามถ่ายรูป การห้ามนำอาหารและเครื่องดื่มเข้าพื้นที่
การห้ามนำสื่อบันทึกข้อมูลเข้าพื้นที่ เป็นต้น
ระบบป้องกันและระบบตรวจจับสิ่งผิดปกติ
– ระบบเหล่านี้ยิ่งมีมากก็ยิ่งมั่นใจในความปลอดภัยได้มากขึ้น
ซึ่งในปัจจุบันนี้มีอยู่มากมายหลายระบบ เช่น ระบบตรวจจับความเคลื่อนไหว
ระบบตรวจจับผู้บุกรุก ระบบตรวจจับความร้อน ระบบตรวจจับความชื้น ระบบดับเพลิง
เป็นต้น โดยในการพิจารณาเลือกใช้นั้น ควรตัดสินจากความจำเป็น
และงบประมาณขององค์กรเป็นสำคัญ
ระบบสนับสนุน
– ทุกองค์กรควรจะมีการวางแผนรับมือล่วงหน้าในกรณีที่ระบบหลักต่างๆ
เกิดเหตุหยุดชะงัก เช่น ระบบไฟฟ้าสำรอง ระบบสายสัญญาณสำรอง
ระบบสื่อสารหรือโทรคมนาคมสำรอง รวมถึงระบบสำรองที่จำเป็นอื่นๆ
เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นต่อเนื่อง
การจัดวางตำแหน่ง
– อุปกรณ์และระบบต่างๆ
จะต้องมีการจัดวางตำแหน่งให้เหมาะสมตามคุณสมบัติ รูปลักษณ์
และความมั่นคงปลอดภัยเป็นสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะทำงาน อุปกรณ์สำนักงาน ระบบไอที
ระบบสื่อสาร ฯลฯ ยิ่งมีความสำคัญมาก ก็ต้องตั้งอยู่ในตำแหน่งที่ยากต่อการเข้าถึง
ไม่สามารถแอบมองหรือดักฟังได้ เป็นต้น
พื้นที่สำนักงานทีได้รับการวางแผนจัดการเป็นอย่างดี
ย่อมสะท้อนให้เห็นถึงความมุ่งมั่นตั้งใจขององค์กรในการรักษาความมั่นคงปลอดภัย
ซึ่งเป็นการแสดงออกถึงความรับผิดชอบที่มีต่อธุรกิจ พนักงาน
และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย และเป็นปัจจัยหนึ่งที่ช่วยให้องค์กรสามารถมุ่งสู่ความสำเร็จได้อย่างยั่งยืน
Content
Cr : DestinationOne Counselor
Photo
Cr : Freeimages.com
