การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) แบบบ้านๆ

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) แบบบ้านๆ

ความสำเร็จในการบริหารความต่อเนื่องของธุรกิจ (Business Continuity Management) ส่วนหนึ่งต้องอาศัยกระบวนการสำคัญที่เรียกว่า “การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ หรือ Business Impact Analysis” (BIA) เพราะมันจะช่วยให้เราทราบรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการขององค์กรทั้งหมด รวมถึงมีการคำนวณหรือประเมินค่าระยะเวลาต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ระยะเวลาที่องค์กรยอมรับได้หากบริการต้องหยุดชะงัก ระยะเวลาที่เหมาะสมในการกู้คืนระบบ เป็นต้น ซึ่งผลของการวิเคราะห์ BIA จะช่วยให้เราสามารถกำหนดกลยุทธ์ สำรองทรัพยากร และเตรียมความพร้อมสำหรับการสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจที่สามารถตอบโจทย์ทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้อง (Stakeholder) ได้

ขั้นตอนง่ายๆ ในการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

รู้จักตนเอง : รู้ว่าองค์กรทำธุรกิจอย่างไร มีสินค้าและบริการอะไรบ้าง มีกระบวนการและทรัพยากรใดที่เกี่ยวข้องจำเป็นในการดำเนินธุรกิจ

รู้จักผู้อื่น : รู้จักความต้องการของลูกค้า ข้อกำหนดของกฎหมายต่างๆ รวมถึงความคาดหวังของผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ผู้ถือหุ้น ซัพพลายเออร์ ชุมชนทางสังคมต่างๆ เป็นต้น

จัดลำดับความสำคัญ : ประเมินลำดับความสำคัญหรือความจำเป็นของสิ่งต่างๆ ข้างต้น เช่น สิ่งใดมีความเร่งด่วนมากที่สุด V.S. สิ่งใดสามารถรอได้, สิ่งใดที่ไม่สามารถละเลยได้เลย V.S. สิ่งใดที่พอจะเพิกเฉยได้ เป็นต้น

ประเมินค่าเป็นเวลา : คำนวณระยะเวลาที่องค์กรสามารถยอมรับได้หากต้องเกิดการหยุดชะงักของกระบวนการหรือสิ่งหนึ่งสิ่งใด บางอย่างอาจจะไม่สามารถปล่อยให้หยุดได้เลย ในขณะที่บางอย่างสามารถอนุโลมได้ โดยประเมินว่าหากสิ่งนั้นเกิดการหยุดชะงักจะสร้างความเสียหายให้กับองค์กรเป็นมูลค่าเท่าใด ต้องใช้เวลาและทรัพยากรเท่าใดในการกู้คืน เช่น ในกรณีที่พนักงานขายไม่สามารถเข้าถึงระบบข้อมูลคลังสินค้าได้ เป็นระยะเวลาเท่าใดที่ปัญหานั้นจะไม่ส่งผลต่อการทำงาน หากเกินไปกว่านั้นจะก่อความเสียหายอย่างไรบ้าง เป็นค่าเสียหายมูลค่าเท่าใด ต้องใช้มาตรการ ระยะเวลา หรือทรัพยากรใดบ้างในการกู้คืนระบบนั้น อาทิ อุปกรณ์สำรองข้อมูล เป็นต้น

ตัวอย่าง - การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจของ “ปั๊มน้ำมัน”

>> ธุรกิจของเรามีบริการน้ำมัน แก๊ส สินค้าประดับยนต์ อาหารและเครื่องดื่ม

>> บุคคลอื่นที่เราต้องสำรวจความต้องการ ได้แก่ ลูกค้า ผู้ที่ขายน้ำมันให้เรา สัญญาให้บริการต่างๆ

>> ระยะเวลาที่เรายอมให้กระบวนการหรือระบบงานต่างๆ หยุดชะงักได้นั้นเป็นเวลาเท่าใด ข้อมูลใดบ้างที่สำคัญและไม่สามารถขาดได้ เรามีศักยภาพในการกู้คืนเท่าใด เช่น เรายอมให้หัวจ่ายน้ำมันใช้งานไม่ได้ไม่เกิน 1 วัน, ห้องน้ำปิดให้บริการได้ไม่เกิน 1 สัปดาห์ เป็นต้น

>> สรุปผลข้อมูลต่างๆ ข้างต้นในตาราง เพื่อใช้ประโยชน์เบื้องต้นในการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

ผลกระทบทางธุรกิจที่ได้รับการวิเคราะห์อย่างรอบคอบจะช่วยให้เราสามารถวางแผนเตรียมความพร้อมได้อย่างมีประสิทธิภาพ โฟกัสในสิ่งที่สำคัญที่สุดเพื่อให้สามารถส่งมอบสินค้าและบริการได้ตามเป้าหมายที่กำหนด ส่งผลให้ธุรกิจมีความต่อเนื่อง ลดการสูญเสีย และอยู่รอดได้อย่างยั่งยืน

Content Cr: DestinationOne Counselor