How
to บริหารจัดการ Lifecycle ของเครื่องคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊กองค์กร
องค์กรไม่ว่าใหญ่หรือเล็กในปัจจุบันล้วนแต่ต้องอาศัยการทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊กด้วยกันทั้งนั้น
รวมถึงอุปกรณ์ไอทีอื่นๆ อย่าง เครื่องพิมพ์, แท็บเล็ต, เราท์เตอร์ ฯลฯ
ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าใด
จำนวนอุปกรณ์ก็จะยิ่งเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย
เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและการแข่งขันทางธุรกิจ อีกทั้งเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจนอุปกรณ์ที่เราใช้งานอยู่แทบจะรองรับไม่ทัน
จึงเข้าทำนองที่ว่า “ซื้อวันนี้ พรุ่งนี้ก็ตกรุ่น”
เมื่อพนักงานจำเป็นต้องทำงานตามกระแสให้ทัน
แต่พอเดินไปหาแผนกไอทีหรือฝ่ายจัดซื้อที่มีหน้าที่ดูแลในการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ
กลับได้รับคำตอบที่เจ็บปวดใจว่ายังไม่มีงบ หรือบริษัทคู่สัญญา (Contractor)
ให้เครื่องรุ่นเก่ากลับมาใช้ก่อน (Recycle) ซึ่งความหมายที่แท้จริงก็คือการบอกว่าองค์กรอยากประวิงเวลาเพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านนี้ลง
และเป็นอย่างนี้กันเกือบแทบทุกแห่ง
อันที่จริง
เรื่องแบบนี้อาจจะพอหาทางบริหารจัดการเพื่อให้การลงทุนนั้นคุ้มค่าและได้ประโยชน์สูงสุด
เราลองมาดูกันว่าทำอย่างไรได้บ้าง..
1. วางแผนจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์ไอทีต่างๆ
ในระยะยาว และสอดคล้องตามงบประมาณที่มี
>> องค์กรควรจะแบ่งประเภทหรือจัดหมวดหมู่ของอุปกรณ์
หรือทรัพย์สินด้านไอทีต่างๆ ให้ชัดเจน เช่น ฮาร์แวร์, ซอฟต์แวร์, อุปกรณ์สื่อสาร
ฯลฯ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเครื่องคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊กควรจะมีอายุการใช้งานประมาณ
3-4 ปี
>> กำหนดสถานะของอุปกรณ์ หรือทรัพย์สินด้านไอทีแต่ละรายการ
เช่น ลงทะเบียนใหม่, อุปกรณ์ใช้งานอยู่, อุปกรณ์สำรอง, อุปกรณ์รอซ่อม,
อุปกรณ์รอกำจัด ฯลฯ
>> ติดป้ายหรือเครื่องหมายแสดงเลขครุภัณฑ์และรายละเอียดสำคัญ
เช่น วันที่จัดซื้อ, วันที่ซ่อมบำรุง เป็นต้น
>> พิจารณาจัดหาคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ให้เหมาะสมตามความจำเป็นใช้งานของแต่ละแผนก
เช่น คอมพิวเตอร์สำหรับแผนกออกแบบต้องมีสเปคสูง/การ์ดจอดีกว่าเครื่องที่แผนกบัญชีใช้งาน
เป็นต้น
2. “เช่า”
แทนการจัดซื้อ (Lease, Don’t buy) เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาอุปกรณ์
ซึ่งเมื่อครบกำหนดตามรอบที่ทำสัญญาตกลงกันไว้ Vendor ก็จะนำอุปกรณ์รุ่นใหม่มาเปลี่ยนให้กับผู้ใช้งานขององค์กร
3. พิจารณาเลือกซื้อเครื่องแบบบาง
(Thin
Computing) เพื่อประหยัดเนื้อที่ในการติดตั้งหรือจัดเก็บ รวมถึงควรจะลดงบประมาณในการจัดหา
Storage โดยการให้พนักงานใช้บริการระบบ Cloud Service
แทน
4. อนุญาตให้พนักงานนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้งาน
(BYOD)
แต่ต้องไม่ลืมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อปกป้องความมั่นคงปลอดภัยด้วยนะ
5. อุปกรณ์เก่าที่ครบอายุการใช้งาน
แทนที่จะนำไปกำจัดทิ้งเฉยๆ อาจจะนำมาพิจารณาดูก่อนว่ามีชิ้นส่วนใดที่สามารถนำมาใช้งานร่วมกับเครื่องอื่นๆ
ที่ใช้งานอยู่ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหรือเป็นอุปกรณ์สำรองได้บ้างหรือไม่
6. และเช่นกัน
อุปกรณ์เก่าที่ครบอายุการใช้งานและไม่ใช่อุปกรณ์เช่า
องค์กรสามารถนำมาเปิดประมูลในราคาทุนให้กับพนักงาน หรือบริจาคให้กับโรงเรียนหรือหน่วยงานที่ขาดแคลน
หรือในบางกรณีอาจจะพิจารณาโอนให้กับส่วนงานอื่นในองค์กรที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานอุปกรณ์ในลักษณ์เต็มประสิทธิภาพหรือเทคโนโลยีล่าสุด
ซึ่งจะสามารถใช้งานอุปกรณ์นั้นต่อไปได้อีกระยะเวลาหนึ่งเลยทีเดียว
ทั้งนี้
เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊กและอุปกรณ์ไอทีต่างๆ
เกิดประโยชน์สูงสุด องค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับการเลือกอุปกรณ์ให้เหมาะสมกับการใช้งานมากที่สุด
รวมถึงอายุการใช้งานของอุปกรณ์นั้นๆ และตอนนี้ก็ได้เวลาที่คุณจะต้องหันกลับไปมองอุปกรณ์ที่มีอยู่
เพื่อวางแผนการใช้งานอย่างสร้างสรรค์ เพียงแค่นี้คุณก็สามารถยืด Lifecycle ของอุปกรณ์ไอที และประหยัดงบประมาณได้มากโขในระยะยาว
Content Cr: DestinationOne Counselor
Photo Cr: StockPic
