การจัดการกระบวนการ (Process Management) ตอนที่ 3

การจัดการกระบวนการ (Process Management) ตอนที่ 3

จากบทความ 2 ตอนแรกที่ผ่านมา คุณคงทราบกันแล้วว่ากระบวนการทำงานที่ดีนั้น มาจากการวางแผน การออกแบบกระบวนการที่ดี ซึ่งจะทำให้เกิดประสิทธิภาพและมีความยืดหยุ่น นอกจากนี้ เรายังจำเป็นต้องมีวิธีการติดตามควบคุม (Monitor and Control) ตลอดจนพัฒนาปรับปรุง (Improvement) เพื่อให้กระบวนการมีความทันสมัย ทันเทคโนโลยี และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

แผนและกระบวนการที่ออกแบบไว้จะต้องถูกนำไปใช้อย่างรัดกุม ตอบสนองความต้องการใช้งาน  ตรงตามกำหนดเวลา โดยที่จะต้องมีประสิทธิภาพ เราจึงต้องมีการควบคุมติดตามวัดผล โดยกำหนดตัวชี้วัดหรือตั้งคำถาม เช่น ติดตามว่างานที่ได้ดำเนินการไปนั้นตรงตามแผนหรือไม่ มีการเบี่ยงเบนไปจากแผนบ้างหรือเปล่า มีความคืบหน้าไปถึงไหน งบประมาณที่ใช้บานปลายหรือเปล่า และผลของงานตรงตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่ ขาดแคลนบุคลากรหรือเครื่องมือหรือเปล่า และจะต้องติดตามประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น

สำหรับวิธีการติดตามผลนั้น สามารถทำได้หลายรูปแบบ แต่วิธีพื้นฐานง่ายๆ อย่างหนึ่งก็คือ การจัดประชุมทีมงานหรือผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ หรือตามรอบระยะเวลาที่ได้กำหนดไว้ โดยร่วมกันแบ่งปันข้อมูล ปัญหา เหตุการณ์ที่ได้พบเจอ และร่วมมือกันแก้ปัญหา ซึ่งจะต้องมีการจดบันทึกการประชุมทุกครั้ง

ทั้งนี้ ใน การกำหนดตัวชี้วัด (Measurement) นั้น ควรจะพิจารณาติดตามควบคุมในประเด็นดังต่อไปนี้

1. กำหนดระยะเวลา หรือช่วงวันเวลาที่จะเข้าทำการติดตามตรวจสอบ
2. จัดเตรียม Checklist สิ่งที่ต้องทำ และผลที่จะได้ (Output, Work Product) ในแต่ละขั้นตอน
3. กำหนดตัวชี้วัดในทุกขั้นตอนหรือในทุกกิจกรรมการทำงาน การกำหนดเงื่อนไขการให้คะแนนดัชนีชี้วัดแต่ละตัวให้อยู่บนพื้นฐานที่สามารถนาไปใช้ในการเปรียบเทียบผลงานที่เกิดขึ้นได้
4. จัดเตรียมเครื่องมือที่ใช้วัดผลการดาเนินงานหรือประเมินผลการดาเนินงาน - KPI (Key Performance Indicator) และเชื่อมโยงผลงานที่ได้จากดัชนีชี้วัดกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน

ภายหลังจากที่ได้มีการติดตามควบคุม เก็บข้อมูลตัวชี้วัดและผลของงานแล้ว ในที่สุดเราก็จะสามารถใช้ประโยชน์จากการนำข้อมูลเหล่านี้มาทำการปรับปรุงกระบวนการต่อไป

สำหรับ การปรับปรุงกระบวนการ (Process Improvement) นั้น โดยส่วนใหญ่แล้วมักจะมีสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อไปดังนี้

1. ประเมินจุดแข็งและจุดอ่อนของกระบวนการที่ต้องการจะปรับปรุง
2. กำหนดแนวทางและแผนงานสำหรับปรับปรุงกระบวนการที่ได้เลือกไว้
3. จัดทำคำอธิบายกระบวนการมาตรฐานที่ปรับปรุงแล้ว
4. จัดทำสารบัญสินทรัพย์ประเภทกระบวนการขององค์กร
5. สร้างฐานข้อมูลดัชนีตัววัด (Measurement Repository)
6. สร้างฐานข้อมูลจัดเก็บคำแนะนำสำหรับการปรับปรุงกระบวนการ (Process Improvement Recommendation Repository)

สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ เราจะต้องประยุกต์ใช้ดัชนีชี้วัดในการจัดการกระบวนการ เพื่อผลักดันให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะส่งผลให้กระบวนการของเรามีประสิทธิภาพที่ดียิ่งๆ ขึ้นไป


Content Cr : DestinationOne Counselor
Photo Cr : FreeImage.net