ความเสี่ยงของการขาดการบริหารจัดการเอกสารที่ดี

ความเสี่ยงของการขาดการบริหารจัดการเอกสารที่ดี

ในชีวิตการทำงานของเรานั้น เลี่ยงไม่ได้หรอกครับที่จะต้องยุ่งเกี่ยวกับงานเอกสาร องค์กรบางแห่งมีนโยบายหรือกฎระเบียบเกี่ยวกับการบริหารจัดการและการควบคุมเอกสารออกมาบังคับใช้อย่างเหมาะสม แต่บางแห่งก็กลับละเลยเรื่องเช่นนี้ไป ซึ่งนั่นก่อให้เกิดเป็นความเสี่ยงสำคัญขึ้นนะครับ!

หลายท่านอาจจะคิดว่าผมพูดจาเกินจริง กับเรื่องแค่ไม่มีการบริหารจัดการและการควบคุมเอกสารเท่านั้นเอง แต่เชื่อเถอะครับ เพราะผมมีผลการศึกษาวิจัยมายืนยันด้วย

เมื่อไม่นานมานี้ BPI Network ได้ทำการสำรวจและประมวลผล รวมถึงเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับความเสี่ยงที่เกิดจากการขาดการบริหารจัดการและการควบคุมเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ไม่สามารถระบุสถานที่จัดเก็บข้อมูล, ไม่ควบคุมเวอร์ชั่นการเปลี่ยนแปลง, ไม่มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัย, ไม่มีการทบทวนและอนุมัติเอกสารอย่างเหมาะสม เป็นต้น ในที่สุดก็พบว่า..

4 หัวข้อสำคัญที่น่าเป็นห่วง

1. เสียเวลาในการค้นหาข้อมูล/เอกสาร
2. เสียเวลาในการจัดทำเอกสารที่สูญหายใหม่
3. ต้องใช้เวลานานในขั้นตอนการทบทวนและขออนุมัติเอกสาร
4. ข้อมูล/เอกสารไม่มีความมั่นคงปลอดภัย (ไม่มี CIA)

สำหรับคำแนะนำก็คือ..

• ต้องหามาตรการเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือและรักษาความลับและความถูกต้องของเอกสาร
• ต้องสร้างและปรับปรุงนโยบายและกฎระเบียบเกี่ยวกับการบริหารจัดการและการควบคุมเอกสารอย่างเหมาะสม
• ต้องทำการสำรองข้อมูล แล้วลบหรือทำลายข้อมูล/เอกสารที่ไม่ได้ใช้แล้วหรือล้าสมัยออกจากระบบ เพื่อความเป็นระเบียบ ค้นหาเอกสารได้สะดวก และป้องกันความสับสน
• มีการจัดการและควบคุมเรื่องสิทธิการเข้าถึงและใช้งานข้อมูล/เอกสารอย่างเหมาะสม

ผมขอแนะนำให้ทุกท่านลองย้อนกลับไปทบทวนวิธีการบริหารจัดการเอกสารภายในองค์กร และพิจารณาปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งผมรับรองเลยว่าการทำงานจะสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลงอย่างแน่นอนครับ

Content Cr:  BPI Network, HelpNetSecurity, DestinationOne Counselor

Photo Cr:  BPI Network, HelpNetSecurity