11 เทคนิคเพื่อการจัดทำนโยบายที่ดี
“องค์กร” ถือเป็น “สังคม”
ในรูปแบบหนึ่งที่เกิดขึ้นจากการรวมตัวกันของบุคลากรจำนวนมากซึ่งมาจากภูมิหลังที่แตกต่าง
ดังนั้น เพื่อให้การอยู่ร่วมกันมีความสงบสุขและการดำเนินธุรกิจสามารถก้าวหน้าไปได้อย่างราบรื่นบรรลุเป้าหมาย
จึงจำเป็นต้องมีการกำหนดกฎระเบียบเพื่อควบคุมและแนะนำแนวทางในการทำงาน อันจะช่วยให้บุคลากรทุกคนสามารถมุ่งหน้าไปยังทิศทางเดียวกันได้เป็นอย่างดี
การกำหนดและการประกาศใช้ “นโยบาย”
จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นมากสำหรับทุกองค์กร
โดยเฉพาะอย่างยิ่งนโยบายที่เกี่ยวข้องกับความมั่นคงปลอดภัย ซึ่งในบทความนี้ DestinationOne
ได้รวบรวมเอาประเด็นสำคัญที่จำเป็นต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วนรอบคอบในระหว่างกระบวนการจัดทำนโยบาย
เพื่อให้นโยบายที่ได้ออกมานั้นมีความเหมาะสมกับองค์กรของท่านอย่างที่สุด
- ต้องมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ระบุอย่างชัดเจนว่านโยบายที่จัดทำขึ้นมานี้เพื่อต้องการให้เกิดเป็นผลลัพธ์เช่นไร
- ใครควรเป็นผู้ร่างนโยบาย ควรจะเลือกผู้ร่างเนื้อหานโยบายอย่างเหมาะสมตามหัวข้อ โดยเป็นผู้มีความรู้ความเชี่ยวชาญและคลุกคลีกับเนื้องานที่เกี่ยวข้อง
- ใครควรเป็นผู้ทบทวนนโยบาย เมื่อมีร่างเนื้อหานโยบายแล้ว ก็ควรจะมีการทบทวนและแสดงความคิดเห็นจากบุคคลอื่น เพื่อมองหาข้อบกพร่องหรือข้อควรปรับปรุง
- ใครควรเป็นผู้อนุมัตินโยบาย ผู้อนุมัติควรจะเป็นผู้บริหารระดับสูง เพื่อเป็นการรับรองว่านโยบายที่ประกาศใช้นั้นมีความสำคัญ และผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนจำเป็นต้องปฏิบัติตาม
- ใครมีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามนโยบายบ้าง ระบุขอบเขตของการบังคับใช้นโยบาย เช่น แผนก/ฝ่าย, พื้นที่, ระยะเวลา ฯลฯ
- โครงสร้างหรือรูปแบบเอกสาร หน้าตาของเอกสารนโยบายนั้นควรจะเป็นเช่นไร ลำดับหัวข้ออย่างไร โดยคำนึงให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่าย
- การสื่อสารเนื้อหา ภาษาที่ใช้ในการเขียนเนื้อหานโยบายนั้นจะต้องมีความเหมาะสมกับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อให้ทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง
- การกำหนดคำนิยาม คำศัพท์บางคำอาจจะมีความหมายที่แตกต่างกันออกไปตามภูมิหลังของผู้อ่าน ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีการระบุคำนิยามที่ชัดเจนตามบริบทของนโยบาย เพื่อหลีกเลี่ยงการเข้าใจผิด
- ระบุนโยบายหรือระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง นโยบายในเรื่องหนึ่งๆ อาจจะมีความเกี่ยวข้องหรือต้องใช้งานร่วมกับนโยบาย, กระบวนการทำงาน, ระบบอื่นๆ ได้ ดังนั้น จึงควรมีการระบุการเชื่อมโยงเอาไว้ด้วย เพื่อให้สะดวกต่อการสืบค้น
- การตรวจสอบวัดผล ต้องมีการกำหนดแนวทางหรือวิธีการในการตรวจสอบว่าบุคลากรมีการปฏิบัติตามนโยบายอย่างเคร่งครัดหรือไม่ และต้องกำหนดรอบระยะเวลาการตรวจวัดผลอย่างเหมาะสม
- การทบทวนปรังปรุง เมื่อนโยบายถูกใช้งานเป็นระยะเวลาหนึ่งอาจจะเกิดความล้าสมัย หรือพบข้อควรปรับปรุง ดังนั้น จึงต้องมีการกำหนดรอบระยะเวลาในการทบทวนนโยบาย เพื่อให้สามารถบังคับใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันสมัยอยู่เสมอ
Content Cr: DestinationOne Counselor
Photo Cr: ShutterStock.com
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.